Politique de protection des données personnelles - Site public

Dans le cadre de la visite du site www.matera.eu et de nos opérations de prospection commerciale, nous sommes susceptibles de traiter les données à caractère personnel de prospects (le/les « Prospect(s) ») ou de visiteurs (le/les « Visiteur(s) »). Elles doivent être protégées avec le plus grand soin. La confidentialité et la sécurité des données personnelles est notre priorité.

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Dans ce contexte, Matera respecte la réglementation applicable en matière de protection des données et notamment ;

le Règlement (UE) général sur la protection des données du 27 avril 2016 (“RGPD”), n°2016/679
pour la France, la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée (“LIL”)
pour l’Allemagne, le Federal Data Protection Act du 30 juin 2017 (“BDSG”)

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La présente Politique de protection des données personnelles a pour objectif d’informer les visiteurs du site www.matera.eu ainsi que les prospects de Matera sur le traitement de leurs données à caractère personnel, conformément aux articles 12 et suivants du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

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Matera propose ses services aux copropriétés (le/les « Copropriété(s) », le/les « Syndicat de copropriété », le/les « SDC »), mais également aux Associations Syndicales Libres (ASL), aux bailleurs (en copropriété ou monopropriété) et à d’autres typologies de clients (AFUL etc). Le service proposé reste similaire. Ainsi, dans la présente Politique, certains termes peuvent en désigner d’autres :

Copropriétaire(s) : les colotis, les locataires enregistrés sur Matera…
Copropriété(s) : ASL, bâtiment, propriété…
Syndicat des copropriétaires : ASL, AFUL, bailleur social, bâtiment…
Syndic : bailleur social, Président / Directeur de l’ASL…
Conseil syndical : bureau de l’ASL……

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Les conditions de traitement de données personnelles mis en oeuvre dans le cadre de la souscription aux services Matera sont précisées dans la politique de protection des données disponible sur l’application Matera et accessible aux souscripteurs et utilisateurs du service par le biais d’un compte MATERA (https://app.matera.eu/users/sign_in?redirect_to=/).

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Si vous êtes intéressé par les services Matera d’assistance à la gestion de la copropriété et vous interrogez sur votre et statut et les pouvoirs qui en découlent au titre de la gestion de la copropriété, nous vous invitons à consulter les conditions générales d’utilisation de nos Services où vous trouverez des éléments d’informations.

1. Objet de la Politique de protection des données

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Dans le cadre de son site web www.matera.eu et de ses activités de prospection, Matera collecte, enregistre, consulte, modifie, accède et/ou supprime les données personnelles de Prospects et des Visiteurs, intéressés ou susceptibles d’être intéressés par les Services Matera.

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Matera propose ses Services aux Copropriétés situées en France et en Allemagne. Tous les Prospects et Visiteurs du Site Public sont concernés par la présente Politique.

‍2. Définitions propres au RGPD

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CNIL : Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, 3 Place de Fontenoy, 75334 Paris ;
Cookie : Témoins de connexion ou « traceurs » qui sont susceptibles d’être déposés, sous forme de fichiers, sur la plateforme de navigation de l’Utilisateur (Internet Explorer, Opera, Firefox, Google Chrome, Safari, etc…) ;
Délégué à la protection des données : La personne physique déléguée à la protection des données personnelles au sens des articles 37, 38 et 39 du Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 ;
Destinataire : La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme, qui reçoit communication de Données personnelles, qu’il s’agit ou non d’un tiers. A cet égard, toute autorité publique (Autorité de contrôle prudentiel et de résolution, Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, Agence Nationale de de la Sécurité des Systèmes d’Information etc…) susceptible de recevoir communication, dans le cadre d’une mission d’enquête spécifique (contrôle dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, contrôle et audits des systèmes de sécurité internes, etc…), déterminée par le droit de l’Union Européenne ou le droit national français, n’est pas considérée comme un destinataire, au sens de la présente définition ;
Données personnelles : Toutes les informations à caractère personnel concernant le membre de la copropriété ou un Utilisateur, personne physique identifiée ou qui peut être identifiée (Ci-après « Membre de la copropriété ou Utilisateur ou Personne concernée »), directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres ;
Prospect : désigne toute personne potentiellement intéressée par les Services Matera, et qui donne ses coordonnées à Matera dans le but d’obtenir un devis
Responsable du traitement : Désigne la personne physique ou morale ayant déterminé les modalités, les moyens ainsi que les finalités du traitement des Données personnelles. Sauf stipulations contraires, le Responsable du traitement qui veille au respect de la présente politique de protection des données est : la Société par actions simplifiée MATERA, 10 rue Treilhard, 75008 Paris
Sous-traitant : La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite les données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ;
Tiers : Une personne physique ou morale, une autorité publique, un service, ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l’autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données personnelles ;
Traitement : Toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des Données personnelles, ou un ensemble de Données personnelles. Les opérations peuvent se traduire en la collecte, enregistrement, conservation, structuration, adaptation ou modification, communication, diffusion, limitation, destruction, etc … ;
Violation des données à caractère personnel : Toute violation de la sécurité entraînant de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation, non autorisée de Données personnelles transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles Données ;
Visiteur ; désigne toute personne potentiellement intéressée par les Services Matera, et qui accepte les cookies sur le site public Matera

Pour les définitions liées à la gestion de la copropriété, vous pouvez vous référer au lexique disponible dans notre Legal Hub.

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3. Champs d’application de la Politique de protection des données

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La présente Politique de protection des données énonce la manière dont Matera SAS traite, en qualité de Responsable de traitement vos données personnelles dans votre navigation sur le site www.matear.eu et dans le cadre de notre campagne de prospection commerciale.

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Cette politique ne couvre pas :

les traitements de données personnelles mis en œuvre pour les copropriétaires qui utilisent la plateforme Matera. Vous trouverez toutes les informations nécessaires sur la Politique de protection des données personnelles de la plateforme Matera dans le Legal Hub
la gestion des candidatures aux offres d’emploi Matera
la gestion des employés de Matera

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Dans le cas du développement de nouveaux outils de prospection commerciale ou offres additionnelles, Matera vous apportera des informations sur la façon dont nous collectons et traitons vos données personnelles, dans les Conditions générales d’utilisation de notre site web ainsi que dans la présente Politique de protection des données.

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Sauf indication contraire, les nouveaux outils de prospection commerciale seront soumis à la présente Politique.

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4. Responsabilité de Matera dans le traitement des Données

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Lorsque vous naviguez sur notre site web et lorsque nous procédons directement ou par l’intermédiaire de partenaires commerciaux à de la prospection de nos services auprès de vous, Matera agit en qualité de Responsable de traitement des données du Prospect ou du Visiteur.

Les coordonnées de Matera et de son DPO sont les suivantes:

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MATERA SAS

10 rue Treilhard,

75008 Paris

Numéro d'inscription au registre du commerce : 825 188 576 R.C.S. Paris

Délégué à la protection des données : dpo@matera.eu

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Matera prend les mesures propres à assurer la protection et la confidentialité des Données à caractère personnel qu’elle détient ou qu’elle traite dans le respect des dispositions du RGPD et des législations nationales applicables.

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4.1 - Matera agit comme Responsable de traitement dans la prospection commerciale de ses Services

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Matera est Responsable de traitement des Données à caractère personnel des Prospects et des Visiteurs recueillies dans le cadre :

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Visiteurs du Site Public www.matera.eu : lorsque vous acceptez les cookies présents sur le site internet Matera lors de votre navigation
Prospects :

lorsque vous renseignez vos données via le site internet Matera sur un formulaire en ligne de collecte de données
lorsque vous communiquez via le chat intégré au site internet Matera : nous enregistrons certaines données personnelles telles que votre email, numéro de téléphone et nom afin de vous contacter et/ou de vous proposer un compte de démonstration de l’application.
lorsque nous vous contactons par différents canaux afin de vous présenter et proposer les services Matera.

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4.2 - Matera agit comme Sous-traitant dans la présentation commerciale de ses Services lorsque vous avez exprimé un intérêt et nous sollicitez pour présenter le service aux copropriétaires

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Matera est Sous-traitant des Données à caractère personnel des Prospects recueillies dans le cadre :

lors de l’envoi d’emails transactionnels en cas d’AG convoquée par un membre du conseil syndical qui a transmis le nom de ses copropriétaires pour l’envoi d’emails transactionnels (convocation d’AG)
lorsqu’un membre du conseil syndical de votre copropriété a communiqué vos données personnelles à Matera, dans le cas où vous avez manifesté un intérêt auprès du membre du conseil syndical à nos services
lorsqu’un client Matera vous parraine, dès lors que vous avez montré un intérêt pour les Services Matera

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5. Les traitements de données personnelles mis en œuvre par Matera

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5.1 - Lorsque Matera agit en qualité de Responsable de traitement

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Lorsque Matera agit en qualité de Responsable de traitement, Matera collecte vos Données pour les finalités listées ci-dessous.

5.2 - Lorsque Matera agit en qualité de Sous-traitant

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Dans certaines hypothèses, Matera agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD, à savoir sous les instructions et pour le compte du copropriétaire, membre du conseil syndical, souhaitant recourir aux services de Matera. Ainsi, Matera peut être amenée à contacter les copropriétaires de l’immeuble à la demande du copropriétaire intéressé et pour son compte.

5.3 - Lorsque Matera utilise des données agrégées et anonymes

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Par ailleurs, Matera utilise des données agrégées et anonymes dans le but notamment d'améliorer notre prospection commerciale, d'effectuer des recherches, d'analyser des données, et de développer de nouvelles fonctionnalités.

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Ces données anonymes ne sont pas personnelles et ne sont donc pas soumises à la réglementation applicable en matière de protection des données, ni à la présente Politique.

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6. Quels sont les sous-traitants de Matera ?

Les outils employés par Matera dans le cadre de la prospection commerciale

Vous pouvez vous opposer à l’enregistrement des appels de prospection en demandant au conseiller Matera ne pas enregistrer votre appel.

7. Quels sont les partenaires Matera ?

Matera a conclu des contrats avec des partenaires commerciaux, spécialisés dans la comparaison de syndics dans le cadre de la prospection commerciale.

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8.Nature des données personnelles

Matera traite des données personnelles dans le cadre de la prospection commerciale en qualité de responsable de traitement.

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8.1 La collecte de données au moyen du registre national des copropriétés

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Le registre national des copropriétés est créé par l'article 52 de la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 pour l'accès au logement et un urbanisme rénové, codifié dans le chapitre 711 (De l'immatriculation des syndicats de copropriétaires) du code de la construction et de l'habitation.

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Ce registre est désormais disponible en ligne. Parmi les données qui y figurent, on trouve,

Le nom,
l'adresse,
la date de création du syndicat,
le nombre et la nature des lots qui composent la copropriété ainsi que, le cas échéant,
le nom du syndic.

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8.2 - Données personnelles recueillies sur les copropriétaires

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D’une manière générale, pour assister les copropriétaires dans le changement de syndic, Matera enregistre des Données sur l’ensemble des copropriétaires.

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Ces données sont accessibles et transmises à Matera :

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Pour les données contenues sur la feuille de présence, et communiquées de manière obligatoire par le syndic à tous les copropriétaires qui en font la demande :

le nom de chaque copropriétaire / associé / mandataire
domicile
le nombre de voix dont il dispose (tantièmes)

(articles 14 et 33 du décret 17 mars 1967)

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Pour les données contenues sur la liste des copropriétaires, et communiquées de manière obligatoire par le syndic à tous les membres du conseil syndical qui en font la demande :

liste de tous les copropriétaires (nom et domicile de chaque copropriétaire)
indication des lots
titulaires des droits mentionnés à l'article 6 (titulaire du droit d'usufruit, de nue-propriété, d'usage ou d'habitation
état civil du copropriétaire
adresse postale : domicile réel ou élu
adresse électronique, lorsque le copropriétaire a donné son accord
numéro de téléphone lorsque le copropriétaire a donné son accord
s'il s'agit d'une personne morale propriétaire du lot : sa forme, sa dénomination, son siège social et l'organe qui la représente légalement ou statutairement

(article 32 décret 17 mars 1967)

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Plus spécifiquement pour chacune des finalités décrites dans les tableaux ci-dessus, vous trouverez la liste des données correspondantes traitées par Matera.

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8.2 - Données personnelles recueillies sur la copropriété et le syndicat des copropriétaires

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Pour assister les copropriétaires dans le changement de syndic, Matera enregistre des Données sur la copropriété :

son adresse,
ses caractéristiques : nombre de lots, éléments d’équipements communs, embauche d’un gardien…
certains documents légaux (règlement de copropriété, documents d’AG, …),
les principaux contrats concernant la copropriété (assurance, maintenance des ascenseurs etc).

9. Destinataire des Données / partage de vos données personnelles

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Lors de sa navigation sur le Site Public, le Prospect / Visiteur communique à Matera certaines Données à caractère personnel nécessaires pour l’assister dans le changement de syndic.

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Matera s’engage à protéger les Données des Prospects / Visiteurs et à restreindre au maximum leur partage. Chaque partage de Données est soit nécessaire pour assurer le service Matera, soit justifié pour contribuer à améliorer le service Matera.

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Voici les acteurs avec lesquels certaines Données sont partagées :

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Les employés de Matera : les Données à caractère personnel des Prospects / Visiteurs peuvent être traitées par les employés de Matera et ses filiales, dans la limite de leurs attributions respectives et ce exclusivement afin de réaliser les finalités de la présente politique.
Les sous-traitants de Matera : Matera peut recourir aux services de sous-traitants qui peuvent aider les employés à réaliser les finalités de la présente politique. Si tel est le cas, votre consentement sera requis avant le transfert de vos données à caractère personnel.
Fournisseurs de services invisibles. Matera a recours aux services de prestataires techniques qui peuvent exploiter l'infrastructure technique dont nous avons besoin pour maintenir le Site Public, notamment les prestataires qui hébergent, stockent, gèrent et maintiennent le Site Public, son contenu et les données que nous traitons. Matera fait également appel à des prestataires techniques pour nous aider à communiquer avec vous.
Acheteurs de notre entreprise. Nous partagerons vos données personnelles si nous vendons ou négocions pour vendre notre entreprise à un acheteur ou un acheteur potentiel. Dans ce cas, Matera continuera d'assurer la confidentialité de vos données personnelles et vous informera à l'avance de tout transfert de vos données personnelles à l'acheteur ou de toute application de nouvelles politiques de confidentialité.
Auditeurs et investisseurs, régulateurs et toute autorité administrative ou judiciaire dans le cadre d’une demande fondée sur des exigences légales, réglementaires, levées de fonds, dataroom, comptables ou pour faire valoir les droits de Matera en justice.

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Matera conserve l’intégralité de ses données au sein de l’Union Européenne, et ne transfère pas de données personnelles en dehors de l’Union Européenne. Les serveurs Matera sont gérés par Amazon Web Services, au sein de l’Union européenne.

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Matera est toutefois susceptible de faire appel à des prestataires (fournisseurs de services invisibles) dont le principal établissement est situé hors de l’Union européenne. A ce titre, Matera met en place les mesures nécessaires afin que les données transférées bénéficient d’une protection équivalente à celle dont elles bénéficieraient au sein de l’Union européenne. En particulier, Matera met en place avec lesdits prestataires des clauses contractuelles types de la Commission européenne.

‍10. Durée de conservation

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Toutes les Données à caractère personnel collectées sont traitées et conservées pour une durée limitée en fonction de la finalité du traitement et de la législation applicable à la prospection commerciale.

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A l’expiration des durées de conservation, les Données à caractère personnel des Utilisateurs sont supprimées de façon définitive ou anonymisées.

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10.1 - Lorsque Matera est Responsable de traitement

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Durée de conservation des Données collectées dans le cadre de la prospection commerciale :

Pour les Visiteurs, lors de l’acceptation des cookies sur le Site Public : durée de conservation des adresses IP collectées par les cookies est de 13 mois
Pour les Prospects, lors de l’inscription sur un formulaire en ligne de collecte de données : durée de conservation en base active : 3 ans à compter du dernier échange. Ensuite, la conservation de la Donnée est anonymisée
Pour les prospects via le chat en ligne, durée de conservation en base active : 3 ans à compter du dernier échange. Ensuite, la conservation de la Donnée est anonymisée

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Lors de la navigation sur le Site Public www.matera.eu, le visiteur peut accepter ou refuser les cookies Matera.

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Lors de la prospection commerciale, le prospect communique à Matera certaines Données à caractère personnel auxquelles il a personnellement consenti.

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Lors du programme de parrainage, un Utilisateur donne des informations sur un Prospect, dans le cas ou le prospect a manifesté de l’intérêt pour nos Services.

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Si le Prospect ne souhaite plus recevoir de communications de Matera, il peut se désinscrire du fichier client Matera. Le formulaire de désinscription est accessible sur tous les emails de prospection commerciale.

10.2 - Lorsque Matera est Sous-traitant

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Durée de conservation des Données collectées dans le cadre de la prospection commerciale :

Pour les Prospects : lorsqu’un membre du conseil syndical donne le nom de ses copropriétaires pour l’envoi d’emails transactionnels (convocation d’AG), la durée de conservation en base active est de 3 ans à compter du dernier échange. Ensuite, la conservation de la Donnée est anonymisée
Pour les Prospects via le programme de parrainage : la durée de conservation en base active est de 3 ans à compter du dernier échange. Ensuite, la conservation de la Donnée est anonymisée

‍11. Vos droits

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La réglementation applicable en matière de protection des données personnelles et notamment le Règlement général sur la protection des données ou « RGPD »accorde aux personnes certains droits relatifs à leurs données personnelles, parmi lesquels :

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La réglementation applicable en matière de protection des données personnelles et notamment le Règlement général sur la protection des données ou « RGPD » accorde aux personnes certains droits relatifs à leurs données personnelles, parmi lesquels :

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Droit à l’information : la présente Politique informe nos utilisateurs sur la nature et l’utilisation des données personnelles ;

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Droit d'accès : vous disposez du droit d’obtenir une copie des données que Matera détient sur vous et de vous renseigner sur :

les finalités d’utilisation de ces données,
les catégories de données collectées,
les destinataires ou catégories de destinataires qui ont pu accéder à ces données,
la durée de conservation des données ou les critères qui déterminent cette durée,
l’existence des autres droits (droit de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition),
la possibilité de saisir la CNIL,
toute information relative à la source des données collectées si celles-ci n’ont pas directement été récoltées auprès de vous,
l'existence d'une prise de décision automatisée, y compris en cas de profilage, et la logique sous-jacente, l’importance et les conséquences pour vous d’une telle décision,
l’éventuel transfert de vos données vers un pays tiers (non-membre de l’UE) ou vers une organisation internationale.

La présente politique de protection des données répond à l’ensemble des points sur lesquels vous disposez du droit d’être renseigné. Par ailleurs, vous pouvez solliciter notre DPO pour obtenir la copie des données dont Matera dispose vous concernant.

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Droit à la rectification : en vous connectant à votre compte personnel, vous pouvez rectifier directement les données personnelles vous concernant

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Droit à la suppression des données/ droit à l'effacement : à la demande des clients, Matera supprime ou rend anonymes les données personnelles afin que vous ne puissiez plus être identifiés, à moins qu’un abonnement en cours ne justifie leur conservation et leur mise en ligne ou que la loi ne nous autorise ou nous contraigne à conserver certaines données personnelles. Pour toute demande, veuillez contacter par courrier écrit / email au DPO. En particulier, vous ne pourrez pas effacer vos données tant que la copropriété sera abonnée à Matera et dispose, du fait de son statut, du droit de traiter vos données. Elles sont indispensables à la gestion de la copropriété et notamment de votre statut de copropriétaire, de vos charges, etc. Vous n’avez en revanche aucune obligation de créer un compte sur Matera.

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Droit à la limitation des données vous concernant : contactez-nous pour demander de cesser temporairement ou définitivement le traitement de tout ou partie de vos données personnelles ; nous donnerons suite sous réserve de la preuve d'un intérêt de votre part et qu'elles ne soient pas indispensables à la gestion de la copropriété pour laquelle un abonnement aura été souscrit

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Droit d’opposition : contactez-nous pour refuser le traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct ;

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Droit à la portabilité des données : contactez-nous pour obtenir une copie de vos données personnelles dans un format électronique structuré facilement transférable: vous êtes informé que toutes les données ne pourront faire l'objet d'une portabilité. Seules les données vous concernant exclusivement pourront en faire l'objet.

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Droit de ne pas être soumis à la prise de décision automatisée : nous n’utilisons pas de prise de décision automatisée.

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Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la page dédiée à l’exercice des droits sur le site de la CNIL.

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11.1 - Pour toutes les demandes concernant des Données à caractère personnel pour lesquelles Matera est Responsable de traitement

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Si le Prospect / Visiteur souhaite savoir comment Matera utilise ses Données à caractère personnel, ou exercer ses droits, l’Utilisateur peut contacter Matera par écrit à l’adresse suivante :

Matera DPO, 10 rue Treilhard, 75008 Paris
ou par mail à dpo@matera.eu

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A la demande des Prospects / Visiteurs, Matera supprime ou rend anonymes les données personnelles afin que vous ne puissiez plus être identifiés, à moins qu’un abonnement en cours ne justifie leur conservation et leur mise en ligne ou que la loi ne nous autorise ou nous contraigne à conserver certaines données personnelles. Pour toute demande, veuillez contacter par courrier écrit / email au DPO.

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11.2 - Pour toutes les demandes concernant des Données à caractère personnel pour lesquelles Matera est Sous-traitant :

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Si les Prospects / Visiteurs souhaitent exercer leurs droits, ils peuvent contacter les membres de leur conseil syndical, ou le représentant de leur copropriété, Responsable de traitement.

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Matera, à la demande d’un membre de leur conseil syndical, ou du représentant de la copropriété, pourra assister ces derniers dans les suites à donner aux demandes adressées par les Prospects.

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Les demandes de suppression de Données à caractère personnel seront limitées par l’intérêt légitime de la copropriété à traiter ces données dans le cadre d’un outil d’assistance à la gestion de la copropriété et soumises aux obligations qui sont imposées à Matera par la loi, notamment en matière de conservation ou d’archivage des documents.

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11.3 - Réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)

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Dans le cas où les droits de la Personne concernée n’auraient pas été respectés et après avoir pris contact avec le Responsable du traitement, la Personne concernée peut introduire une réclamation auprès de la CNIL :

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés

3 Place de Fontenoy

75334 PARIS

Lien utile : https://www.cnil.fr/fr/webform/adresser-une-plainte

12.Sécurité des données personnelles

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Matera s’engage à protéger les données personnelles de ses utilisateurs. Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger la sécurité de vos données personnelles.

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Votre mot de passe protège votre compte utilisateur, nous vous encourageons donc à utiliser un mot de passe sûr et unique, suffisamment complexe, à ne pas le partager et à limiter l'accès à votre ordinateur et votre navigateur.

‍13.Mineurs -18 ans

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Matera ne propose pas ses services aux mineurs de -18 ans. Etant donné la nature du service proposé (gestion de copropriété), nous n’avons pas jugé nécessaire de contrôler l'âge de nos utilisateurs.

‍14. Nous contacter

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Merci d'avoir lu notre Politique de protection des données. Si vous avez des questions, vous pouvez contacter le DPO de Matera, à l’adresse email : dpo@matera.eu.

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