Le guide parfait pour apprendre tout ce que vous devez savoir sur l'assemblée générale de copropriété
Si votre première Assemblée générale de copropriété a lieu bientôt, lisez ce guide pour être calé·e sur le sujet le jour J et vous faire entendre comme il se doit !
Qu’est-ce que l’Assemblée générale de copropriété ?
L’Assemblée générale de copropriété, surnommée AG au sein de l’immeuble, est un événement primordial de la vie de la copropriété. Cependant, si vous venez d’emménager dans un bâtiment ou pour d’autres raisons, cette fameuse AG (Assemblée générale) peut vous sembler bien floue… Pourquoi a-t-elle lieu ? Quand ? Est-elle si importante ? Autant de questions auxquelles nous nous efforcerons de répondre dans ce petit guide.
Pourquoi l’Assemblée générale de copropriété est-elle si importante ?
L’Assemblée générale de copropriété est le cœur de la vie d’une copropriété, et doit donc avoir lieu régulièrement pour que la copropriété se porte au mieux. Vous verrez ici où et quand l’AG de copropriété a lieu, ainsi que ses objectifs concrets.
Bon à savoir : Il existe également des assemblées générales extraordinaires, elles sont convoquées dans des cas bien précis.
Les objectifs de l’AG
L'Assemblée générale de copropriété s’articule autour du principe du vote de la part des copropriétaires. En effet, ces derniers (dont vous sans doute) sont tous censés participer à cette AG, afin de voter de nombreuses décisions au sujet de la copropriété, à savoir :
- La désignation du syndic ;
- Le transfert ou la vente de parties communes ;
- La révision du règlement de la copropriété ;
- La suppression ou non du poste de gardien ou de concierge ;
- Le mode d’ouverture des portes de la copropriété (code, badge…) ;
- Les différents travaux effectués dans la copropriété, à savoir :
- Les travaux de rénovation énergétique dans les parties communes ;
- Les travaux touchant à l’accessibilité de la copropriété (rampe pour fauteuil roulant, ascenseur…) ;
- Les travaux dans une propriété mais qui modifient les parties communes ou l’aspect extérieur du bâtiment ;
- La réalisation du diagnostic technique du bâtiment hébergeant la copropriété.
Quand et où est organisée l’AG ?
Certaines règles strictes régissent la tenue d’une Assemblée générale de copropriété : il faut donc s’y tenir, et la date et le lieu sont eux aussi soumis à ces règles.
Le lieu
Concernant le lieu, la loi indique que l’AG doit avoir lieu dans la commune dans laquelle se trouve la copropriété. Cela peut donc être à l’extérieur comme à l’intérieur de la copropriété. Il est ainsi possible de réaliser cette Assemblée générale chez un copropriétaire ou dans les locaux du syndic de copropriété, tant que ces derniers répondent aux critères d’accessibilité.
La date
L’AG ordinaire de copropriété doit forcément avoir lieu une fois par an, à une date fixée par le syndic de copropriété (souvent en collaboration avec le conseil syndical) et transmise via la convocation, en même temps que le lieu de l’assemblée. De plus, si l’AG a pour but de voter le budget prévisionnel, elle doit avoir lieu moins de six mois après la fin de l’exercice fiscal précédent.
Bon à savoir : La date de l’Assemblée générale est totalement libre, et peut avoir lieu un dimanche ou encore durant les vacances scolaires, alors qu’une bonne partie des copropriétaires pourrait être absente.
Comment est composée l’Assemblée générale de copropriété ?
Que cela concerne la présence des copropriétaires ou du syndic de copropriété, il existe quelques règles à suivre, que vous trouverez ci-dessous.
Les copropriétaires
Chaque copropriétaire est invité à participer à l’Assemblée générale, par le biais de la convocation. Cependant, s’il n’est pas disponible, à l’aide d’une lettre signée, il peut tout à fait donner un mandat à la personne de son choix afin que cette dernière assiste à l’AG à sa place et vote en son nom. Le mandataire en question peut être un copropriétaire mais ne peut être ni le syndic, ni une personne liée de près ou de loin à ce dernier. De plus, le mandataire est soumis à quelques règles.
En effet, il n’a pas le droit d’accumuler plus de 3 mandats différents, à part si la somme des mandats obtenus ne dépasse pas 10% des voix. De plus, il ne peut pas voter de décision à l’encontre de la personne qui l’a mandatée. Enfin, s’il ne peut pas assister à l’AG de copropriété, le mandataire peut déléguer le mandat de la personne qui l’a mandaté ainsi que le sien (s’il est copropriétaire) à une autre personne.
Le syndic de copropriété
Le syndic de copropriété est la personne (physique ou morale) qui est chargée de gérer la copropriété et ses finances. Il peut être un copropriétaire dans le cas d’un syndic bénévole ou une personne extérieure s’il est syndic professionnel.
Bon à savoir : Avec le syndic coopératif, c’est l’ensemble du conseil syndical qui prend en charge les tâches de syndic, tandis que la fonction est assignée d’office au président du conseil syndical, aussi appelé président-syndic.
Avant l’Assemblée générale : la convocation
La convocation est un élément essentiel pour que l’AG de copropriété se déroule bien. Vous verrez ci-dessous qu’elle pose les bases, que ce soit l’heure, le lieu ou encore l’ordre du jour de l’Assemblée générale de copropriété.
La date, l’heure et le lieu de l’Assemblée générale de copropriété
Au sein de la convocation, il faudra inscrire la date de l’Assemblée, qui doit avoir lieu au moins 21 jours après l’envoi des convocations. De plus, l’heure doit être indiquée, bien qu’il ait déjà été montré qu’un changement d’heure minime (un décalage de deux heures par exemple) ne nécessite pas l’envoi d’une nouvelle convocation. Enfin, le lieu doit être marqué, et doit correspondre aux critères que nous avons précédemment énoncés.
L’ordre du jour
L’ordre du jour affiché sur la convocation permet à chaque copropriétaire de savoir ce qui va être discuté durant l’AG de copropriété. En effet, cette partie de la convocation rédigée par le syndic indique tous les points qui seront soumis au vote, placés par ordre chronologique. Selon la loi, l’ordre du jour doit être établi en concertation avec le conseil syndical, bien que le non-respect de ce point ne soit pas sanctionnable.
Si un copropriétaire souhaite soumettre une question au vote lors de la prochaine Assemblée générale de copropriété, il doit en informer le syndic afin que ce dernier puisse l’ajouter à l’ordre du jour. Cette demande doit donc être effectuée avant que la convocation soit distribuée, sans quoi la question sera soumise lors de l’Assemblée générale de l’année d’après.
Enfin, il faut noter que tous les documents permettant aux copropriétaires de réfléchir aux points de l’ordre du jour (un devis pour des travaux par exemple) doivent être inclus dans la convocation.
Nouveauté : le bulletin de vote par correspondance
La crise de la COVID-19 a permis un fort développement du distanciel, et c’est aussi le cas dans les Assemblées générales de copropriété. En effet, depuis le 4 juillet 2020, un bulletin de vote par correspondance doit être transmis au sein de la convocation. Ainsi, il est possible d’envoyer son bulletin de vote par correspondance par courrier ou par mail à minima 3 jours francs avant la tenue de l’AG de copropriété.
Les étapes du déroulement de l’Assemblée générale de copropriété
Le grand jour est arrivé, et l’AG va donc se dérouler à la date, l’heure et le lieu prévu par la convocation, avec les copropriétaires présents, des mandatés et le syndic. Voici comment se déroule l’Assemblée générale de copropriété.
Le début de l’AG
Lorsque les copropriétaires arrivent à l’Assemblée générale, ils doivent signer une feuille de présence qui indique leur nom, leur adresse et le nombre de tantièmes qu’ils possèdent (c’est-à-dire le nombre de parts de copropriété). Ensuite, ils élisent un président de séance, ainsi que des scrutateurs/scrutatrices si besoin.
Le vote des copropriétaires
Une fois ces étapes effectuées, l’AG peut commencer, en énonçant chaque sujet présent à l’ordre du jour. C’est à ce moment-là que les copropriétaires ou leurs mandatés votent selon des règles fixes de majorité, comme vous le verrez plus tard. Il est aussi important de noter que seules les questions listées dans l’ordre du jour de la convocation peuvent être votées.
Le procès verbal de l’Assemblée générale de copropriété
Durant toute la séance (et jusqu’à huit jours après), le syndic est tenu de rédiger un compte-rendu, appelé procès verbal (ou PV). Ce dernier contient la feuille de présence, le résultat de chaque vote ainsi que les sujets qui y sont liés. Il est à noter que sont aussi indiqués les noms des copropriétaires opposants, défaillants et abstentionnistes, afin que leur soit envoyée une copie du PV par lettre recommandée.
Les règles concernant la majorité
Au sein d’une Assemblée générale de copropriété, il existe quatre différentes règles de majorité au vote, qui sont adaptées à diverses situations.
La majorité simple
La majorité simple est utilisée pour voter toute question liée à la gestion courante du bâtiment, des travaux d’entretien à l’installation d’équipements de sécurité par exemple. Pour que la majorité simple soit atteinte, il faut simplement qu’il y ait plus de voix “pour” que de voix “contre”, sans tenir compte des abstentionnistes.
La majorité absolue
Le vote à majorité absolue sert à traiter des sujets plus importants, comme la désignation d’un syndic ou la création d’espaces verts dans la copropriété par exemple. Pour qu’il y ait une majorité absolue, il faut que plus de la moitié des copropriétaires présents, mandatés ou absents vote favorablement, abstentionnistes compris.
Bon à savoir : Si un tiers des participants vote “pour”, alors un second tour peut être organisé, mais à majorité simple cette fois-ci.
La double majorité
La double majorité concerne des sujets encore plus importants, comme la modification du règlement de la copropriété ou encore la suppression du poste de concierge ou gardien. Pour qu’il y ait double majorité, il faut que :
- Plus de la moitié des copropriétaires (présents, absents ou mandataires) vote favorablement ;
- Les ⅔ des voix (ou tantièmes) soient favorables au vote.
Par exemple, dans une copropriété de 24 copropriétaires et de 2 400 tantièmes, il faut qu’au moins 13 copropriétaires votent “pour” et qu’il y ait aussi un minimum de 1 600 tantièmes favorables.
Le vote à l’unanimité
Enfin, le vote à l’unanimité est réservé à des sujets ayant un impact significatif sur la copropriété, comme la cession de parties communes, la modification de la répartition des charges ou encore la suppression d’un équipement collectif (ascenseur par exemple). Pour qu’il y ait unanimité, il faut que la totalité des copropriétaires (présents, mandataires ou absents) vote favorablement. Cela signifie que l’unanimité n’est pas acquise si toute l’AG vote “pour” mais que certains copropriétaires n’ont pas voté parce qu’ils sont absents.
