Le guide parfait pour apprendre tout ce que vous devez savoir sur l'assemblée générale extraordinaire de copropriété
Si vous n’avez encore jamais participé à une Assemblée générale extraordinaire en copropriété, consultez cet article pour être éclairé·e sur la question !
L’Assemblée générale extraordinaire en copropriété : qu’est-ce que c’est ?
Si vous êtes copropriétaire depuis peu, vous pouvez sans doute être légèrement perdu·e en ce qui concerne les assemblées générales de copropriété, le conseil syndical, le syndic… Parmi tous ces termes plus ou moins nouveaux pour vous, il y a celui d’Assemblée générale extraordinaire. Nous allons vous expliquer en quoi elle consiste et ce qui fait sa différence avec une Assemblée générale ordinaire au sein de ce petit guide.
L’AGE, entre Assemblée générale ordinaire et urgente
L’Assemblée générale extraordinaire, aussi appelée AGE, n’est pas le seul type d’assemblée qui existe. En effet, il existe aussi l’Assemblée générale ordinaire, celle qui est la plus connue, et l’Assemblée générale urgente. Entre ces deux-là vient s’intercaler l’Assemblée générale extraordinaire, qui se divise elle-même en différents types d’assemblées.
Les différences entre les types d’Assemblée générale de copropriété
Comme nous l’avons dit précédemment, il existe trois sortes d’Assemblées générales de copropriété, chacune adaptée à certaines situations bien précises. Voici donc les principales caractéristiques de chaque AG de copropriété.
L’Assemblée générale ordinaire
L’Assemblée générale ordinaire est celle qui se tient une fois par an, et qui fait en quelque sorte le bilan de l’année passée tout en établissant toutes (ou du moins la majorité) des décisions pour l’année à venir. Effectuée moins de 6 mois après la fin de l’exercice comptable, elle permet par exemple de voter le budget prévisionnel, la révision du règlement de la copropriété, les travaux à venir, l’élection du syndic…
L’Assemblée générale urgente
L’Assemblée générale urgente, comme son nom l’indique, traite toute situation urgente au sein de la copropriété. Cette dernière n’a lieu qu’en dernier recours, car elle ne peut être formée que si la sauvegarde du bâtiment et/ou la sécurité des copropriétaires sont mises en péril : on pourra notamment citer une insalubrité dangereuse, une chaudière en mauvais état...
Bon à savoir : Bien que l’habituel délai de 21 jours entre l’émission de la convocation et l’Assemblée générale soit évidemment annulé, le syndic doit laisser un délai de réflexion et d’organisation raisonnable pour les copropriétaires.
L’Assemblée générale extraordinaire
Enfin, l’Assemblée générale extraordinaire est en quelque sorte située entre les deux précédents types d’assemblée générale de copropriété. En effet, elle est convoquée lorsqu’une prise de décision ne peut pas attendre l’annuelle Assemblée générale ordinaire. Cependant, le sujet de la décision ne porte pas préjudice à la sauvegarde de l’immeuble ou à la sécurité des copropriétaires, ce qui signifie que l’urgence ne peut pas être déclarée. Ici, le délai de 21 jours est maintenu.
Les différentes Assemblées générales extraordinaires
Il existe malgré tout plusieurs types d'assemblées générales extraordinaires. En effet, vous retrouverez donc l’AG pour une partie seulement des copropriétaires, l’AG destinée à un sujet en particulier ainsi que l’AG occasionnelle, pour un événement précis.
L’Assemblée générale pour certains copropriétaires
Il existe des décisions qui ne concernent pas tous les copropriétaires. En effet, il se peut qu’un projet ait lieu dans une partie seule de la résidence, sans qu’il n’affecte le reste de la copropriété. Dans cette situation, il est possible que le syndic n'envoie de convocation que pour les copropriétaires concernés. L’Assemblée générale ne sera alors composée que du syndic et des copropriétaires touchés par le projet.
L’Assemblée générale spécifique
Dans certains cas, un sujet en particulier nécessite de nombreuses séries de vote, mais ne peut attendre la prochaine Assemblée générale ordinaire. Le syndic indiquera alors ce sujet à l’ordre du jour au sein de la convocation, et l’AG ne pourra traiter que cette thématique. Il peut s’agir de la rénovation d’une partie privée qui modifie l’aspect de la copropriété par exemple.
L’Assemblée générale occasionnelle
Enfin, dans de nombreux cas, un événement vient bouleverser la vie en copropriété, mais ne met personne en danger et ne met pas en péril le bâtiment. Cela peut être une panne d'ascenseur ou un incident quelconque. Alors, une Assemblée générale extraordinaire est convoquée afin de régler la situation.
Comment convoquer une Assemblée générale extraordinaire ?
L’Assemblée générale extraordinaire ressemble en de nombreux points à l’AG ordinaire, mais les conditions de convocation sont ici très différentes. Voici donc qui peut convoquer une AGE, et comment procéder pour cela.
Qui peut le faire ?
Seul le syndic est en mesure d’émettre une convocation pour une Assemblée générale de copropriété, quelle qu’elle soit. Cependant, l’Assemblée générale extraordinaire peut être demandée par d’autres personnes. Elle peut donc être initiée par le syndic, mais aussi par le conseil syndical ou un ou plusieurs copropriétaires, bien que ce soit toujours le syndic qui émette la convocation.
Dans cette situation et sauf mention contraire du règlement de copropriété, il faut que le ou les copropriétaires à l’origine de la demande représentent plus de 25% des voix de la copropriété pour que le syndic prenne en compte leur demande et convoque une Assemblée générale extraordinaire.
Comment demander la convocation ?
Lorsque les copropriétaires ou le conseil syndical demandent la convocation d’une Assemblée générale extraordinaire (comme c’est le cas pour la majorité des AGE), ils doivent respecter certaines règles. Ainsi, la demande doit être adressée au syndic par lettre recommandée avec avis de réception, qui devra contenir les questions qui doivent être portées à l’ordre du jour, écrites sous un format permettant un vote “pour” ou “contre”. Le syndic dispose alors de huit jours à compter de la réception de la lettre pour valider la demande d’AGE. Il rédige alors la convocation et l’envoie de manière conventionnelle, comme pour une Assemblée générale ordinaire.
Et si le syndic refuse ?
Si le syndic ne répond pas ou refuse l’organisation d’une Assemblée générale extraordinaire (ce qui peut arriver si l’une des questions souhaitant être portée à l’ordre du jour concerne la révocation du syndic par exemple), alors les copropriétaires sont autorisés par la loi à le mettre en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) et à demander à ce que le président du conseil syndical convoque l’Assemblée générale extraordinaire. Si ce dernier ne répond pas ou refuse, alors il pourra lui aussi être mis en demeure, de la même façon.
Bon à savoir : Dans cette situation extrême, un copropriétaire peut alors convoquer une Assemblée générale extraordinaire, comme le prévoit l'article 50 du décret n°67-223 du 17 mars 1967.
Comment se déroule l’Assemblée générale extraordinaire ?
Une fois la convocation émise et le délai minimal de 21 jours respecté, l'Assemblée générale extraordinaire a lieu. Cette dernière s’effectue exactement de la même façon qu’une Assemblée générale ordinaire. Le déroulé est donc le suivant :
- Les copropriétaires ou leurs mandataires signent la feuille de présence ;
- Ils élisent ensuite un président de séance et un ou des scrutateurs ;
- Les copropriétaires votent ensuite toutes les questions portées à l’ordre du jour, par majorité simple, double ou absolue ;
- Au plus tard huit jours après la fin de l’Assemblée générale de copropriété, le procès-verbal est envoyé à tous les copropriétaires.
Les frais liés à l’Assemblée générale extraordinaire de copropriété
Il n’existe de frais de tenue d’Assemblée générale extraordinaire que si le syndic de la copropriété est professionnel. En effet, les copropriétaires paient les frais liés à la prestation effectuée par le syndic professionnel. On trouvera alors trois situations :
- Quand l’AGE est demandée par le syndic ou par le conseil syndical, les frais sont divisés selon les tantièmes (les nombres de voix) détenus par chaque copropriétaire ;
- Lorsqu’elle est demandée par plusieurs copropriétaires, ces derniers doivent préciser leur répartition des frais dans la lettre de demande adressée au syndic. En absence de précision, le syndic professionnel divise les frais des copropriétaires demandeurs en parts égales ;
- Enfin, si l’Assemblée générale extraordinaire n’est demandée que par un seul copropriétaire pour ne décider que de sujets le concernant (pour des travaux privatifs portant atteinte à l’aspect de l’immeuble par exemple), alors ce dernier doit supporter l’entièreté des frais liés à la tenue de l’AGE.
Bon à savoir : Si le syndic est bénévole (un copropriétaire élu à la majorité absolue) ou coopératif (plusieurs copropriétaires qui gèrent la copropriété), seuls les frais d’envoi de convocation sont à la charge des copropriétaires participant à l’AGE.
