Découvrez les missions propres au syndic de copropriété
Syndic de copropriété : quel rôle ?
Un syndic de copropriété est une personne (un copropriétaire) ou une entreprise désignée par les copropriétaires lors de l'assemblée générale. Sa mission principale consiste à gérer les parties communes d'un immeuble ou d'un ensemble d'immeubles en copropriété. Il joue un rôle primordial dans la gestion administrative, financière et technique de la copropriété. Il est le garant du bon entretien du bien commun et s'assure que les règles établies par le règlement de copropriété sont respectées par tous.
Quels sont les différents types de syndic de copropriété ?
Il existe trois types principaux de syndics :
- Le syndic professionnel : C’est généralement une entreprise spécialisée dans la gestion de biens immobiliers qui assure la gestion de la copropriété en échange d’honoraires. Un syndic professionnel se doit de détenir une carte professionnelle, valide pour une période de trois ans, et qui est émise par la Chambre de Commerce et d'Industrie (CCI) ;
- Le syndic bénévole : C’est un copropriétaire qui s'engage à gérer la copropriété. Les copropriétaires peuvent ou non lui attribuer une rémunération lors d’un vote en assemblée générale à la majorité absolue ;
- Le syndic coopératif : C'est une forme de gestion autogérée de la copropriété. Le conseil syndical, généralement composé de copropriétaires élus, prend en charge les missions du syndic. C'est le président du conseil syndical qui est titulaire de la qualité de syndic. Mais, en pratique, tous les membres du conseil contribuent à la gestion et se divisent les responsabilités selon leurs compétences et leur temps libre.
Les missions varient-elles selon la forme du syndic de copropriété ?
Les obligations légales d'un syndic de copropriété sont les mêmes, quelle que soit la forme du syndic choisi, qu'il s'agisse d'un syndic professionnel, d'un syndic bénévole ou d'un syndic coopératif. En d'autres termes, tous sont tenus de respecter la réglementation qui encadre la gestion d'une copropriété, notamment la loi du 10 juillet 1965.
Ces différentes missions obligatoires incluent, par exemple, :
- La préparation et la convocation des assemblées générales annuelles ;
- La mise en œuvre des décisions prises lors de ces assemblées ;
- La gestion des finances de la copropriété ;
- Le suivi des travaux et l'entretien des parties communes ;
- Le maintien du respect et de l'application du règlement de copropriété ;
- Etc.
Relations entre copropriétaires : quel rôle peut jouer le syndic ?
Le syndic joue un rôle de premier ordre dans la gestion des relations entre les copropriétaires, en servant souvent de médiateur en cas de conflits ou de désaccords. Il veille à l'application du règlement de copropriété et peut envoyer des rappels aux résidents qui ne respectent pas les règles établies, ce qui contribue à maintenir un environnement harmonieux au sein de la copropriété.
En plus de servir d'intermédiaire pour les questions administratives et financières, le syndic peut également intervenir dans des situations plus sensibles, comme des nuisances sonores, des litiges concernant l'utilisation des parties communes, ou encore des différends relatifs aux charges de copropriété.
Lors des assemblées générales, le syndic facilite la communication entre copropriétaires en présentant clairement les différents points à l'ordre du jour et en organisant le vote sur ces questions. Il est également chargé de rédiger et de distribuer le procès-verbal de la réunion, qui est un document clé pour la traçabilité des décisions prises et des discussions tenues.
En résumé, le syndic intervient dans les relations entre copropriétaires à la fois en tant que régulateur, médiateur et facilitateur, veillant à ce que la vie en copropriété se déroule de manière la plus fluide et agréable possible.
Les 3 missions clés du syndic de copropriété
Syndic de copropriété : les missions administratives
La principale tâche administrative du syndic consiste à organiser et à présider les assemblées générales (AG) de copropriété. Ces réunions rassemblent le syndicat des copropriétaires pour prendre des décisions affectant l'ensemble résidentiel. Le syndic est responsable de la préparation de l'ordre du jour, de l'envoi des convocations aux copropriétaires, de la conduite de l'assemblée elle-même et de la transmission des comptes-rendus sous la forme de procès-verbaux aux copropriétaires.
Quant aux autres responsabilités administratives du syndic, elles incluent :
- Immatriculer la copropriété au sein du Registre National des Copropriétés (RNC) et mettre à jour annuellement les informations financières dans les deux mois suivant l'AG qui a validé les comptes de l'année ;
- Veiller au respect du règlement de copropriété, et rappeler les règles aux copropriétaires et locataires si besoin ;
- Mettre en œuvre les décisions adoptées lors des assemblées générales ;
- Gérer des changements de propriété au sein de la résidence ;
- Tenir à jour l’ensemble des documents administratifs relatifs à la copropriété, comme la fiche synthétique, le carnet d'entretien ou encore le diagnostic technique global.
Syndic de copropriété : les missions financières et comptables
La responsabilité financière centrale du syndic de copropriété réside dans la gestion quotidienne de la comptabilité. Conformément à la loi du 10 juillet 1965, chaque copropriété doit disposer d'une comptabilité pour chaque exercice comptable, formalisée à travers différents documents tels que :
- La balance ;
- Le grand livre comptable ;
- Le relevé des dépenses générales.
Quant aux autres tâches financières du syndic, elles comprennent :
- La création d'un compte bancaire dédié à la copropriété, au nom du syndicat des copropriétaires ;
- L'élaboration du budget prévisionnel, qui sera ensuite soumis au vote en assemblée générale ;
- L'émission des appels de fonds pour recouvrer les charges de copropriété et leur collecte ;
- En cas d’impayés de charges de copropriété, la gestion de leur recouvrement ;
- Le règlement des factures auprès des fournisseurs et des prestataires de services de la copropriété.
Syndic de copropriété : les missions de conservation de l'immeuble
Le syndic a également la responsabilité de maintenir la copropriété en bon état et de veiller à la sécurité des résidents. Pour ce faire, il doit faire appel à divers prestataires, tels que des sociétés de nettoyage, des techniciens d'ascenseurs ou encore des spécialistes en Ventilation Mécanique Contrôlée (VMC).
Tous les contrats passés avec ces professionnels sont gérés par le syndic. À chaque échéance annuelle, celui-ci a la possibilité de renégocier les termes pour obtenir des conditions plus favorables ou de meilleures garanties. Il peut également mettre en concurrence divers prestataires pour obtenir les meilleures offres tarifaires.
En ce qui concerne les travaux à réaliser au sein de la copropriété, la décision revient aux copropriétaires, qui les approuvent en assemblée générale. Le type de majorité requise dépend de l'ampleur et de la nature des travaux.
En cas de travaux dans la copropriété décidés lors d’une AG, voici les principales tâches du syndic :
- La sollicitation de plusieurs devis auprès d'entreprises différentes, qui seront ensuite présentés aux copropriétaires lors de l'assemblée générale ;
- La surveillance et le suivi du projet une fois que les travaux ont été approuvés ;
- La réception finale des travaux, avec la levée éventuelle de réserves et l'activation des garanties de construction pertinentes, comme l'assurance dommages-ouvrage ou la garantie de parfait achèvement.
Quelles autres missions incombent au syndic de copropriété ?
Outre ses missions principales de gestion administrative, financière et technique, le syndic de copropriété a d'autres responsabilités essentielles. Il agit comme le représentant légal du syndicat des copropriétaires envers les tiers, y compris les prestataires et les instances judiciaires. A ce titre, il peut notamment :
- Signer tout contrat et acte juridique avec des tiers/prestataires ;
- Engager des actions en justice au nom de la copropriété, à condition d'obtenir l'approbation des copropriétaires en assemblée générale.
La gestion du personnel employé par la copropriété est également de son ressort. Bien que le personnel soit techniquement employé par le syndicat des copropriétaires, le syndic s'occupe de tous les aspects administratifs liés à leur emploi, incluant la gestion des paies, des remplacements et des arrêts maladie, ainsi que le suivi des mesures de sécurité et de santé au travail.
Enfin, le syndic est le principal point de contact pour les copropriétaires et le conseil syndical. Il doit être facilement accessible, notamment pendant les jours ouvrables, pour répondre à toutes les questions des copropriétaires. Ce niveau de service est particulièrement attendu des syndics professionnels, qui perçoivent des honoraires pour leurs services. Le conseil syndical, quand il existe, sert souvent de liaison entre les copropriétaires et le syndic.
Que faire quand le syndic de copropriété n’assume pas ses missions ?
Si le syndic de copropriété n’exécute pas ses missions ou les exécute mal, il manque à ses obligations légales prévues par la loi du 10 juillet 1965. Dans ce cas, les copropriétaires ont diverses options pour remédier à ce problème :
- Mettre fin au mandat du syndic : La révocation du syndic est une rupture du contrat passé avec le syndic en cours de mandat. Attention, il est indispensable de justifier cette révocation par un ou plusieurs motifs légitimes et sérieux. La décision doit être votée en assemblée générale à la majorité absolue.
- Engager la responsabilité civile du syndic : Si le syndic nuit financièrement à la copropriété, notamment en raison d’une mauvaise gestion financière ou d'erreurs comptables, sa responsabilité civile peut être engagée.
- Engager la responsabilité pénale du syndic : Dans les cas les plus graves, comme le détournement de fonds ou la mise en danger de personnes du fait de négligences, la responsabilité pénale du syndic peut être mise en cause.
