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- Le contrat de syndic bénévole permet de formaliser la mission confiée à un copropriétaire, même en l'absence de rémunération : il fixe le cadre de gestion, la durée du mandat et les responsabilités assumées pour le compte du syndicat des copropriétaires.
- Ce contrat précise les tâches confiées au syndic bénévole (gestion administrative, financière, convocation des assemblées générales, exécution des décisions votées), ce qui limite les incompréhensions entre copropriétaires et sécurise le fonctionnement de la copropriété.
- Bien qu'il ne soit pas un professionnel, le syndic bénévole reste soumis aux obligations légales applicables aux syndics ; le contrat sert de référence en cas de désaccord et facilite le contrôle de sa gestion par le conseil syndical et l'assemblée générale.
Rappels sur le syndic bénévole de copropriété
Qu'est-ce qu'un syndic bénévole de copropriété ?
Selon la loi de 1965, chaque copropriété doit être administrée par un syndic. C'est une obligation légale à laquelle il ne peut être dérogé. Cependant, il existe plusieurs types de syndics, parmi lesquels le syndic bénévole.
Le syndic bénévole est un copropriétaire élu lors de l'assemblée générale des copropriétaires. Il s'occupe seul des tâches à gérer par un syndic : gestion financière et administrative de la copropriété, représentation légale des copropriétaires, etc.
Le syndic bénévole collabore avec le conseil syndical qui l'aide dans ses fonctions. Les conseillers syndicaux assurent le lien entre les copropriétaires et le syndic. Ils supervisent aussi la gestion des comptes du syndic bénévole pour plus de transparence.
Quelles sont les obligations d'un syndic bénévole ?
Le syndic bénévole de copropriété est tenu des mêmes obligations que celles qui pèsent sur un syndic professionnel. En général, il est chargé de :
- Mettre en œuvre les dispositions du règlement de copropriété ;
- Faire appliquer les décisions adoptées lors de l'assemblée générale ;
- Gérer l'immeuble ;
- Assurer la préservation, la surveillance et le maintien en bon état de l'immeuble.
Pour vous aider dans la gestion d'un syndic bénévole, vous pouvez vous appuyer sur des logiciels spécialisés. Matera accompagne les syndics bénévoles et leur fournit un espace personnalisé et des conseils d'experts.
Comment un syndic bénévole est-il nommé ?
Pour créer un syndic bénévole, la démarche est simple : il suffit d'ajouter la résolution de passage de la copropriété en syndic bénévole à la prochaine assemblée générale. Pour cela, envoyez simplement une lettre recommandée avec accusé de réception à votre syndic actuel. Prévoyez un délai d'au moins huit semaines avant la date prévue de l'assemblée générale.
Lors de l'assemblée générale, la résolution doit être adoptée à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires lors d'un premier vote. En cas d'échec, un second vote peut être immédiatement proposé si le premier a obtenu au moins un tiers des voix. Lors de ce second vote, au moins la majorité des votes exprimés des copropriétaires, présents ou représentés (c'est-à-dire ceux qui ont donné leur procuration à un tiers) doit être réunie.
Si le nouveau syndic bénévole est élu, le changement de syndic prend effet immédiatement. C'est alors au nouveau syndic de reprendre le déroulement de l'assemblée générale.
Où trouver le contrat de syndic bénévole ?
Depuis 2015, avec l'adoption de la loi Alur, le contrat du syndic bénévole doit être mis à disposition sur l'espace personnalisé et sécurisé de la copropriété. Il doit être facilement accessible à l'ensemble des copropriétaires et aux conseillers syndicaux.
Quelle est la durée d'un contrat de syndic bénévole ?
La durée d'un contrat de syndic bénévole, comme celle d'un syndic professionnel, doit être comprise entre un an et trois ans maximum.
Ce contrat peut ensuite être renouvelé à chaque fin de mandat, lors de l'assemblée générale annuelle des copropriétaires.
Quelle rémunération dans le contrat de syndic bénévole ?
Le syndic bénévole n'est pas obligatoirement rémunéré. Toutefois, au regard du travail chronophage qu'il assure quotidiennement, il semble normal de lui attribuer une rémunération, qui varie en fonction du nombre de lots. La rémunération doit être précisée dans son contrat de mandat et peut être soit un forfait annuel, soit un coût horaire.
En général, les montants sont très inférieurs à ceux des syndics professionnels. Ils n'atteignent pas plus de la moitié des honoraires professionnels.
Il est également important de noter que le syndic soit rétribué ou non pour son travail, il doit impérativement être remboursé pour toutes les dépenses qu'il a engagées pour le compte de la copropriété. Ces dépenses peuvent inclure des frais de déplacement, des frais de poste, des frais administratifs, etc.
Quelles sont les mentions obligatoires dans un contrat de syndic bénévole ?
Le décret du 26 mars 2015 définit un modèle de contrat type pour les contrats de syndic de copropriété. Ce décret a été établi en application de l'article 55 de la loi Alur. Ce modèle s'applique sans exception aux syndics bénévoles.
Tout contrat de syndic conclu ou renouvelé après le 1er juillet 2015 doit respecter ce modèle et inclure les clauses obligatoires suivantes :
Comment mettre fin à un contrat de syndic bénévole ?
Vous devez en principe attendre que le mandat du syndic bénévole atteigne l'échéance qui est précisée au sein du contrat. Toutefois, si le syndic a commis un manquement grave à ses obligations, son mandat peut être interrompu. Sa révocation doit être décidée lors d'une assemblée générale et doit être inscrite à l'ordre du jour. En cas d'urgence, le conseil syndical peut convoquer une assemblée générale extraordinaire pour révoquer le syndic.
FAQ
Un syndic bénévole doit-il souscrire une assurance responsabilité civile ?
Il n'existe pas d'obligation légale, mais c'est fortement conseillé. Le syndic bénévole engage sa responsabilité personnelle en cas d'erreur de gestion. Certaines copropriétés prennent en charge le coût de cette assurance dans le budget prévisionnel.
Que se passe-t-il si aucun copropriétaire ne veut être syndic bénévole ?
Si l'assemblée générale ne parvient pas à désigner de syndic, tout copropriétaire ou créancier peut saisir le président du tribunal judiciaire pour qu'il en nomme un d'office. La copropriété peut aussi se tourner vers un syndic professionnel ou un syndic en ligne.
Un syndic bénévole peut-il déléguer certaines tâches ?
Oui, mais il reste responsable de l'ensemble de la gestion. Il peut faire appel à des prestataires extérieurs (comptable, gestionnaire) pour des tâches techniques ou administratives, à condition que les dépenses soient approuvées en assemblée générale.
La rémunération du syndic bénévole est-elle imposable ?
Si le syndic bénévole perçoit une rémunération, celle-ci constitue un revenu imposable. Elle doit être déclarée dans la catégorie des bénéfices non commerciaux (BNC) auprès de l'administration fiscale.
Dans quel délai le syndic sortant doit-il remettre les archives ?
L'ancien syndic dispose d'un délai d'un mois après la cessation de ses fonctions pour transmettre l'ensemble des documents de la copropriété (contrats, procès-verbaux d'assemblée générale, documents comptables) au nouveau syndic.
Le contrat de syndic bénévole doit-il être enregistré chez un notaire ?
Non. Aucun enregistrement notarial n'est requis. Le contrat est signé par le syndic bénévole et le président du conseil syndical, puis mis à disposition sur l'extranet de la copropriété.
Peut-on cumuler les rôles de syndic bénévole et de président du conseil syndical ?
Non, ces deux fonctions sont incompatibles. Le conseil syndical est chargé de contrôler la gestion du syndic : la séparation des rôles est indispensable pour garantir l'indépendance du contrôle et éviter les conflits d'intérêts.
