Un syndic de copropriété est indispensable pour gérer au mieux l’administration et les démarches liées à votre immeuble bâti. L’existence d’un syndic de copropriété est d’ailleurs une obligation depuis l’instauration de la loi du 10 juillet 1965. C’est cette assemblée, professionnelle ou pas, qui décide de tout ce qui a trait aux locaux et à sa gestion.

Le conseil syndical, constitué des copropriétaires de l’immeuble, est chargé de voter et prendre les décisions qui concernent la vie de l’immeuble. Pour ce faire, il existe plusieurs manières de fonctionner : un syndic professionnel, coopératif ou bénévole. Ce dernier nécessite parfois une organisation millimétrée, il est donc conseillé d’opter pour un logiciel de syndic bénévole.

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Syndic bénévole : définition

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Pour gérer une copropriété au sein d’un immeuble bâti, on peut faire appel à un syndic professionnel. C’est une société qui agit sur ordre du syndicat via un contrat à durée déterminée. S’il s’agit d’un choix judicieux pour certains copropriétaires, d’autres préfèrent opter pour un syndic coopératif ou bénévole.

Le fonctionnement d’un syndic coopératif se rapproche d’un syndic bénévole. Les membres du conseil syndical sont élus et votent ensuite pour le président du conseil. Toutefois, ce modèle de fonctionnement est plus réglementé qu’un syndic bénévole. Aussi, les missions sont similaires dans les deux systèmes.

Un syndic bénévole fonctionne sans intervention extérieure d’une société, il est représenté par un copropriétaire volontaire. Celui-ci doit être élu lors d’une assemblée générale à la majorité absolue par l’ensemble des copropriétaires (article 25 de la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut des copropriétés). Ses missions sont les mêmes que celles d’un syndic professionnel, or il ne reçoit normalement pas de rémunération. Si revenus il y a, ils ont pour obligation d’être inférieurs aux revenus principaux.

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Que fait le syndic bénévole ?

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Généralement, le mandat d’un syndic bénévole dure un an et peut être renouvelé de manière indéfinie si les membres du conseil syndical sont satisfaits. La création d'un syndic bénévole se fait donc via le vote en assemblée générale. En cas de démission, elle peut être immédiate ou avec préavis. Cette dernière option est généralement privilégiée car elle permet au syndic de terminer les missions en cours et de trouver un remplaçant dans le temps imparti.

Comme mentionné plus haut, les missions d’un syndic bénévole sont identiques à celles d’un syndic professionnel. Il est en charge de tout ce qui touche de près ou de loin à la copropriété et à l’immeuble. Cela inclut d’abord l’entretien des locaux, les éventuels travaux à réaliser. Dans ce cas, c’est le syndic qui gère le budget prévisionnel et planning de ces travaux, ainsi que la recherche des prestataires et artisans.

De plus, le syndic bénévole a la responsabilité de gérer les finances de la copropriété au quotidien : récolter les charges, faire des appels de fond, et de manière plus générale gérer d’une main de maître la comptabilité de la copropriété. Enfin, il s’occupe du calendrier et de la vie quotidienne de l’immeuble, l’organisation des assemblées générales et veille au respect du règlement.

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Pourquoi opter pour un syndic bénévole ?

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Maintenant que nous savons précisément ce qu’est un syndic bénévole, quelles sont réellement les différences avec un syndic professionnel ? D’abord, un syndic bénévole est souvent reconnu et apprécié pour sa réactivité. En effet, il s’agit d’un copropriétaire de l’immeuble ; il est donc directement concerné par les mesures prises et votées au conseil syndical. Il est souvent plus réactif et disponible qu’un syndic professionnel.

Votre copropriété est gérée par un syndic professionnel et vous souhaitez à présent opter pour un syndic bénévole ? Aucun problème ! Il faut pour cela que cette décision soit votée à la majorité absolue lors d’une assemblée générale. Cette règle s’applique également dans le cadre d’un passage d’un syndic professionnel à un syndic coopératif.

L’internalisation du syndic de copropriété peut être un réel atout car le contact avec le syndicat est facilité. Il ne s’agit pas d’une société externe qui gère votre syndic mais un membre de la copropriété, parfois même un de vos voisins, ce qui permet une communication plus fluide et transparente.

Enfin, un point non négligeable lors du vote de votre syndic bénévole est l’avantage financier qu’il représente. Vous et les autres copropriétaires n'avez pas d’honoraire à payer. Un léger revenu peut être envisagé mais celui-ci ne doit pas dépasser les revenus principaux de l’élu du syndic bénévole.

Toutefois, il ne faut pas oublier qu’il s’agit d’un service rendu par l’élu sur son temps libre. Il vaut donc mieux ne pas avoir les mêmes attentes que s’il s’agissait d’une société, au moins au début. Combiné à un emploi, s’occuper d’une copropriété est une activité chronophage et les délais peuvent parfois être plus longs qu’avec un syndic professionnel. Pour faciliter le quotidien des syndics bénévoles, plusieurs procédures et outils existent. 

Utiliser un logiciel du syndic bénévole est primordial pour simplifier la gestion de votre copropriété. Vous pourrez enregistrer vos informations au même endroit et les partager avec les membres du conseil syndical et l’ensemble des copropriétaires.

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Un logiciel de syndic bénévole, qu’est ce que c’est ?

Il existe de nombreuses idées reçues sur les syndics et leur gestion, qui peut paraître aux yeux de certains comme un vrai casse-tête. Or, il suffit des bons outils pour accompagner le syndic bénévole dans son organisation et les planifications des évènements liés à la copropriété.

Un logiciel de syndic bénévole consiste en une application qui permet au syndic bénévole de gérer toutes les tâches qui lui sont confiées avec plus de facilité. Ce dernier pourra ainsi gérer dans son espace personnel l’administration et les démarches qui concernent la copropriété. Ces logiciels sont intuitifs et adaptés à tous, même aux plus novices dans le domaine.

L’utilisation d’un logiciel de syndic bénévole est une décision qui doit être votée lors d’une assemblée générale et qui doit obtenir une majorité absolue. Une demande doit être faite par un copropriétaire de mettre ce vote à l’ordre du jour en ayant envoyé au préalable une lettre soumettant cette proposition au conseil syndical.

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Fonctionnement d’un logiciel de syndic bénévole

Dans son espace personnel, les personnes en charge d’un syndic bénévole pourront renseigner toute information concernant la copropriété et pourront ainsi remplir leurs obligations. Cela permet de centraliser les données importantes et les partages avec les autres membres du conseil syndical.

Calendrier

Les logiciels de syndic bénévole possèdent un onglet calendrier/Agenda qui permet à son gérant de visualiser d’un coup d'œil les évènements et tâches à venir. Il est même parfois possible de partager cet emploi du temps avec les membres du conseil syndical et copropriétaires afin de les tenir au courant de la vie du syndic. Avec un logiciel de gestion, l’organisation d’une assemblée générale est à présent simple et rapide ! Informer les copropriétaires de l’immeuble du sujet et de la date de la prochaine réunion en deux clics seulement.

Comptabilité

Grâce à votre logiciel, vous pourrez surveiller toutes les dépenses faites pour le syndic : travaux, prestataires.. Gérez votre comptabilité en toute tranquillité avec un outil facile à utiliser et adapté même pour les syndics bénévoles débutants. Vous pourrez également réaliser des appels de fonds pour d’éventuelles dépenses en passant par ce logiciel. Enfin, l’onglet Comptabilité peut permettre de récolter les charges liées à l’immeuble auprès des autres copropriétaires.

Communication

Enfin, la partie Communication/Contacts est sûrement la plus utile d’un logiciel de syndic bénévole. Celle-ci vous permet de tenir au courant et d’être tenu au courant de tout ce qui se passe dans votre copropriété, mais pas que. Cela facilitera l’échange avec les autres copropriétaires, mais également avec les fournisseurs et prestataires qui agissent dans votre immeuble et gérer leurs contrats. Il sera également plus simple de rappeler et faire appliquer le règlement intérieur de la copropriété.

Une communication plus direct, c’est une relation de confiance et de transparence qui s’installe entre le syndic bénévole et l’ensemble des copropriétaires. Certains logiciels proposent également d’entrer en contact avec d’autres syndics bénévoles afin d’échanger des conseils, des idées et faire de cet outil un espace collaboratif qui simplifie et optimise les missions confiées aux bénévoles.

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Bien sûr, cette liste n’est pas exhaustive et présente des catégories courantes dans les logiciels de syndic bénévole, mais il existe une multitude d’options. Certains logiciels proposent même une assistance assurée par des experts qui répondront à vos questions. Comptables, experts BTP, juristes : des professionnels sont à votre disposition pour vous accompagner dans les démarches d’un syndic bénévole. Ils pourront vous aider à vous lancer et prendre en main les outils et missions avec plus de facilité.