Depuis 1965, la création d’un syndic est obligatoire dans tout immeuble en copropriété. La représentation des copropriétaires par une personne physique simplifie les échanges et les prises de décisions. Qu’il soit professionnel ou non, le syndic de votre copropriété s’engage à des obligations légales à respecter absolument. Quelles sont ses missions ? On vous explique tout sur les obligations du syndic bénévole.

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Qu’est ce qu’un syndic bénévole ?

Une copropriété peut être gérée par un syndic professionnel, une société spécialisée ; ou un syndic non-professionnel. Dans ce dernier cas, on retrouve le syndic coopératif constitué d’un groupe de personnes membres du conseil syndical, et le syndic bénévole. Il s’agit d’une personne, obligatoirement propriétaire d’un bien dans l’immeuble qui endosse le rôle de syndic et toutes les missions qui y sont rattachées.

La gestion d’une copropriété peut intimider et paraître compliquée pour un bénévole. Or, de nos jours, il existe de nombreux outils et logiciels qui permettent de vous accompagner dans la gestion de votre immeuble, épaulée par des professionnels : notaires, comptables..

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Les avantages d’un syndic bénévole

Le fait de se porter volontaire pour être syndic bénévole ou d’emménager dans un immeuble qui en possède un comporte de nombreux avantages. D’abord, il n’est pas ou peu rémunéré, contrairement à un syndic professionnel. Cela fait donc réaliser d’importantes économies à tous les copropriétaires.

De plus, le syndic bénévole doit impérativement être propriétaire dans l’immeuble. Il peut donc s’agir d’un de vos voisins, atout non négligeable qui facilitera la communication entre le syndic et les copropriétaires. En plus d’être plus disponible, le syndic bénévole aura tendance à se sentir concerné dans les décisions donc plus impliqué qu’une société externe.

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Les obligations et missions du syndic bénévole

Bien qu’un syndic bénévole soit une activité secondaire sur base de volontariat, il s’agit tout de même d’un statut très chronophage. En effet, toutes ces missions et obligations sont exécutées sur le temps libre de la personne en charge du syndic bénévole. Il faut donc faire preuve de la plus grande organisation. Alors, en quoi consistent réellement les obligations et tâches à accomplir lorsqu’on est syndic bénévole ?

Démarches administratives

La première, et certainement la plus importante mission du syndic bénévole correspond à la gestion de toute l’administration de la copropriété. Une fois élu, la première chose à faire est d’immatriculer la copropriété en tant que syndic bénévole auprès de l’Agence Nationale de l’Habitat (Anah).

Les décisions prises par les copropriétaires concernant l’immeuble sont votées en assemblée générale. C’est le syndic bénévole qui doit organiser, au minimum une fois par an, ces assemblées générales. Au préalable, il est tenu de rédiger l’ordre du jour, le programme des discussions et votes prévus. Il a le rôle de secrétaire pendant l’assemblée générale et doit donc, à la fin de celle-ci, rédiger un procès-verbal qui résume toutes les décisions qui ont été prises.

La gestion de la copropriété implique également toute modification de l’immeuble, lors de travaux notamment. Le syndic bénévole a pour mission de valider les besoins de travaux et devis des entrepreneurs qui interviendraient dans l’immeuble.

Missions financières

Les finances de la copropriété sont une grande partie du travail du syndic bénévole. Dès la création de ce syndic, à la signature de son contrat, il est primordial de créer un compte bancaire dédié, qui simplifiera la gestion des paiements. Aussi, le syndic bénévole devra contracter une assurance de responsabilité civile pour la copropriété. La comptabilité est une tâche qui demande de la rigueur. C’est pourquoi il est généralement conseillé d’utiliser des outils qui permettront une meilleure organisation des comptes de la copropriété.

Les obligations financières d’un nouveau syndic bénévole commencent généralement par l’établissement d’un budget prévisionnel. Il récapitule toutes les charges et dépenses attendues dans l’année à venir. Ce budget pourra par la suite mener à un appel de fond afin de subvenir à un besoin concernant l’immeuble.

Le syndic bénévole doit absolument, pour le bon déroulement de sa mission, tenir un livre des comptes. Celui-ci doit contenir toute entrée et sortie d’argent, de manière à pouvoir retracer toute la comptabilité de la copropriété si besoin.

Gestion de la copropriété au quotidien

La dernière mais tout aussi importante obligation du syndic bénévole est le bon déroulement de la vie en communauté au sein de la copropriété. Cela implique toutes les missions qui, au quotidien, font vivre l’immeuble. Il y a parmi celles-ci des missions administratives qui ont pour objectif d’éditer tout l’historique de l’immeuble : archives, carnet d’entretien, listing des copropriétaires partants et arrivants.. Ici le syndic bénévole a le rôle d’un secrétaire qui doit reporter tout mouvement, tout acte qui touche de près ou de loin la copropriété.

Si des prestataires sont engagés par la copropriété, c’est le syndic bénévole qui se charge de leur contrat. Il s’agit généralement de professionnels de l’entretien et de la maintenance de l’immeuble (gardien, personnel de ménage..). Toutes les charges et factures liées à l’immeuble sont donc adressées au syndic bénévole. Également, en cas de dommage et sinistre (fuite de gaz, inondation..), c’est le syndic bénévole qui s’en charge.

Enfin, le syndic bénévole s’assure que le règlement de la copropriété est bien respecté par tous. S’il y a un souhait de modification dans le règlement, c’est une décision qui doit être votée en assemblée générale.

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Plus que de simples missions, le syndic bénévole a une réelle responsabilité dans la vie de copropriété. Il en est le responsable civil et pénal en cas de litige. Parce qu’il agit au nom des copropriétaires, ces obligations doivent impérativement être respectées.