Parmi les principales missions que doit assurer un syndic de copropriété, il doit gérer les appels de fonds d’une copropriété. C’est une tâche primordiale pour garantir la santé financière et le bon fonctionnement de la copropriété. Les fonds réunis permettent de couvrir les frais courants, de réaliser des travaux ou encore de faire face aux imprévus (par exemple, en cas de sinistre). Dans ce guide, Matera vous fournit des explications détaillées et claires sur les obligations de chaque copropriétaire, les différents types d'appels de fonds, les modalités de paiement, et les conséquences d'un non-paiement.
Définition de l’appel de fonds en copropriété
L'appel de fonds en copropriété est un système de financement qui permet de collecter les sommes nécessaires pour couvrir les frais de gestion et d'entretien de l'immeuble. Il s'agit de sommes que le syndic de copropriété demande à chaque copropriétaire pour assurer le bon fonctionnement de la copropriété.
Ces appels de fonds peuvent être réguliers ou occasionnels, selon qu'ils sont destinés à couvrir des charges courantes (entretien, nettoyage, réparations mineures, services, etc.) ou des dépenses exceptionnelles (travaux de rénovation, réparations majeures, etc.).
Les appels de fonds sont donc essentiels pour assurer la pérennité et la valorisation de l'immeuble. La répartition de ces charges entre les copropriétaires se fait généralement en fonction de la taille et la nature de leurs lots de copropriété, telles que définies par le règlement de copropriété.
Qui peut faire un appel de fonds en copropriété ?
En copropriété, le syndic de copropriété est le seul habilité à effectuer des appels de fonds. En tant que gestionnaire de l'immeuble et représentant légal de la copropriété, le syndic est chargé de collecter les sommes nécessaires pour couvrir les dépenses communes.
Il établit un budget prévisionnel pour les charges courantes et organise des appels de fonds réguliers auprès des copropriétaires pour financer ces charges.
Lorsque des travaux exceptionnels ou urgents sont nécessaires, le syndic peut également effectuer un appel de fonds spécifique, après approbation en assemblée générale.
Quand a lieu l’appel de fonds ?
L'appel de fonds est généralement planifié et se produit à des intervalles réguliers durant l'année fiscale. En règle générale, le syndic organise quatre appels de fonds par an, soit un par trimestre, pour financer les dépenses prévues dans le budget prévisionnel. Cela signifie que les copropriétaires sont tenus de faire quatre versements de montants équivalents tout au long de l'année. Normalement, ces demandes de charges sont dues le premier jour de chaque trimestre.
Cependant, le syndic peut prévoir un calendrier différent, sollicitant les charges deux fois par an ou même annuellement, notamment pour les petites copropriétés avec un budget modeste, sur décision de l'assemblée générale.
Pour les charges qui n'étaient pas incluses dans le budget prévisionnel, comme les travaux exceptionnels ou urgents, les dates de paiement sont décidées en assemblée générale et sont toujours clairement indiquées dans le procès-verbal.
Quelles sont les différentes catégories d’appels de fonds ?
En copropriété, il existe deux principales catégories d'appels de fonds :
- Appels de fonds pour charges courantes / générales : ces appels sont liés au budget prévisionnel de la copropriété. Ils servent à couvrir les dépenses courantes de gestion, d'entretien et de réparation de la copropriété, ainsi que les services et les équipements communs. Ces appels de fonds sont généralement effectués sur une base trimestrielle, bien que le syndic puisse également choisir une fréquence semestrielle ou annuelle ;
Appels de fonds pour charges exceptionnelles : ces appels de fonds sont destinés à couvrir les dépenses non prévues dans le budget prévisionnel, généralement liées à des travaux d'urgence ou d'importance majeure. L'exigibilité de ces appels de fonds est généralement déterminée lors d'une assemblée générale et est précisée dans le procès-verbal.
Comment calculer le montant des appels de fonds ?
Le calcul du montant des appels de fonds en copropriété est basé sur deux éléments principaux :
- Le budget prévisionnel : chaque année, le syndic de copropriété élabore un budget prévisionnel qui estime les dépenses communes de la copropriété pour l'année à venir. Ces dépenses peuvent inclure l'entretien courant, les réparations, les services communs et d'autres coûts associés à la gestion de la copropriété. Ce budget est approuvé par l'assemblée générale des copropriétaires ;
- La quote-part de chaque copropriétaire : chaque copropriétaire est tenu de contribuer aux dépenses communes en fonction de sa quote-part des parties communes, exprimée en tantièmes, comme indiqué dans le règlement de copropriété. Cette quote-part est généralement calculée en fonction de la taille ou de la valeur de chaque lot de copropriété.
Ainsi, le montant des appels de fonds pour chaque copropriétaire est déterminé en multipliant le budget prévisionnel par la quote-part de chaque copropriétaire.
Comment faire un appel de fonds : quelles formalités ?
Pour lancer un appel de fonds en copropriété, le syndic doit respecter plusieurs étapes :
Étape 1 : Le syndic doit faire voter le budget prévisionnel lors de l'assemblée générale annuelle des copropriétaires. Ce budget prévisionnel doit inclure toutes les dépenses prévisibles pour l'année à venir, incluant les frais d'entretien courant, les frais de gestion et éventuellement les dépenses extraordinaires pour des travaux d'amélioration ou de réparation. Ce budget doit être approuvé à la majorité simple.
Étape 2 : Une fois ce budget prévisionnel approuvé, le syndic peut procéder à des appels de fonds réguliers tout au long de l'année. Pour cela, il doit envoyer une notification d'appel de fonds à chaque copropriétaire par courrier simple, indiquant clairement le montant à payer, à quoi ce montant correspond et la date limite de paiement. Les appels de fonds peuvent aussi être envoyés par mail en cas d’accord écrit des copropriétaires. I
Étape 3 : à la fin de chaque exercice comptable, le syndic a l'obligation de régulariser les comptes. Pour cela, il compare les dépenses réelles aux montants appelés. Si un excédent est dégagé, celui-ci peut être remboursé aux copropriétaires ou déduit des appels de fonds futurs. En cas de déficit, le syndic devra lancer un nouvel appel de fonds pour couvrir la différence.
Comment payer les appels de fonds ?
Le règlement des appels de fonds en copropriété peut s'effectuer de plusieurs manières, à la discrétion de chaque copropriétaire :
- Par prélèvement automatique : pour plus de commodité, certains copropriétaires optent pour le prélèvement automatique. Ils fournissent leurs coordonnées bancaires (RIB) au syndic de copropriété, qui effectue alors un prélèvement par virement SEPA avant la date d'échéance de chaque appel de fonds. Cette méthode garantit un paiement en temps et en heure, sans risque d'oubli ;
- Par virement bancaire ou chèque : les copropriétaires peuvent également choisir de régler leurs appels de fonds par virement bancaire ou par chèque. Cependant, cette option nécessite une vigilance accrue de la part des copropriétaires pour respecter les dates d'échéance des appels de fonds et éviter des retards de paiement.
Qui doit payer les appels de fonds en cas de vente ?
Lors de la vente d'un bien immobilier en copropriété, c'est le propriétaire vendeur qui est tenu de s'acquitter des appels de fonds jusqu'à la signature de l'acte authentique de vente. Concrètement, jusqu'à ce que le transfert de propriété soit officiellement réalisé, la responsabilité financière incombe au vendeur. Cela signifie qu'il doit continuer à régler les charges de copropriété et autres frais associés.
Dès que l'acte authentique de vente est signé, la responsabilité des appels de fonds passe à l'acquéreur. En d'autres termes, l'acheteur devient responsable du paiement de toutes les charges appelées après le transfert de propriété. C'est donc à partir de ce moment-là qu'il doit commencer à s'acquitter de ses obligations financières en tant que nouveau copropriétaire.
Que faire en cas de non-paiement suite à un appel de fonds ?
Face à un non-paiement suite à un appel de fonds, il existe plusieurs étapes de recours pour le syndic de copropriété.
Premier recours : Il est fortement recommandé de tenter de résoudre le problème à l'amiable. Le syndic peut ainsi proposer un plan d'échelonnement des paiements ou même un report de paiement en cas de difficultés financières passagères du copropriétaire.
Second recours : Si cette première tentative se révèle infructueuse, le syndic peut ensuite envoyer une lettre de mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception. Ce courrier formel rappelle au copropriétaire débiteur ses obligations et lui offre un dernier délai pour régler sa dette.
Troisième recours : En l'absence de réponse ou de paiement dans les 30 jours suivant la réception de la mise en demeure, le syndic est en droit de saisir le tribunal judiciaire du lieu de situation de l'immeuble pour recouvrer les sommes dues.
Comment contester un appel de fonds ?
La contestation d'un appel de fonds en copropriété est une démarche sérieuse, à ne pas prendre à la légère. Les copropriétaires peuvent contester les charges qui leur sont demandées, par exemple, en cas d’erreur de calcul ou lorsque des charges leur sont demandées alors qu’elles ne devraient pas l’être (exemple : un copropriétaire habitant au rez-de-chaussée se voit réclamer des charges d’entretien ou de réparation pour l’ascenseur).
Selon l'article 45-1 du décret n°67-223 du 17 mars 1965, même après l'approbation des comptes par le syndicat des copropriétaires, un copropriétaire peut toujours contester le montant des charges individuelles s'il juge qu'elles ne correspondent pas à sa quote-part ou à ses tantièmes. Par exemple, un copropriétaire possédant 100 millièmes d'une copropriété peut contester si le syndic exige un montant correspondant à 150 millièmes.
Étape 1 : Avant toute chose, il est conseillé d'échanger avec le syndic de copropriété pour discuter de l'appel de fonds en question et de clarifier tout malentendu ou erreur éventuelle.
Étape 2 : Si cette démarche n'aboutit pas à une solution satisfaisante, le copropriétaire peut contester officiellement l'appel de fonds. Il doit adresser une lettre recommandée avec accusé de réception au syndic, expliquant les raisons de la contestation et demandant une rectification. Le courrier doit être détaillé, argumenté et appuyé par des documents pertinents, si possible.
Étape 4 : Si la contestation reste sans effet, le copropriétaire peut alors saisir le tribunal judiciaire compétent pour trancher le litige. Il est conseillé, pour cette démarche, de se faire assister par un avocat spécialisé en droit immobilier.
