Obligatoire pour la bonne gestion d’une copropriété, le syndic est parfois source de mécontentement pour les copropriétaires. Un tarif trop élevé ou une gestion des sinistres trop lente par exemple peuvent vous pousser à vouloir changer de syndic. Pas d’inquiétudes, voici la marche à suivre !
Quand peut-on changer de syndic ?
Un changement de syndic peut être effectué dans deux cas de figure bien précis :
- Le contrat du syndic actuel arrive à échéance, et vous ne souhaitez pas le renouveler ;
- Le syndic ne respecte pas ses obligations, ce qui vous autorise à le révoquer en cours de mandat.
Dans le premier cas, la marche à suivre est plutôt simple puisque le renouvellement du mandat d’un syndic ne peut pas se faire de façon tacite : il doit impérativement être voté lors d’une assemblée générale.
Si vous ne souhaitez pas poursuivre avec votre syndic actuel, il vous suffit de voter contre ce renouvellement à la majorité absolue lors de la prochaine AG.
En revanche, dans le cas d’un syndic défaillant, certaines conditions doivent être respectées pour que la révocation du mandat soit valable. Seule une inexécution suffisamment grave de ses obligations peut mener à la résiliation d’un contrat de syndic avant son échéance, à savoir :
- L’assemblée générale annuelle n’est pas organisée ;
- Les décisions votées par les copropriétaires lors des AG ne sont pas exécutées ;
- Le syndic ne procède pas au recouvrement des impayés de la part des copropriétaires, notamment lors des appels de fonds pour les travaux ;
- Le règlement de copropriété n’est pas mis à exécution ;
- L’entretien de l’immeuble est mal géré : travaux non commandés, prestataires non fiables, carnet d’entretien non mis à jour, etc. ;
- Une faute grave a été commise, comme une fraude ou un détournement de fonds.
Si vous êtes dans l’une de ces situations, la révocation de votre syndic peut se faire lors de l’assemblée générale annuelle, ou lors d’une AG convoquée spécialement pour l’occasion.
Les étapes à suivre
Avant toute chose, sachez qu’il est obligatoire pour toutes les copropriétés de faire appel à un syndic pour gérer les affaires courantes, qu’il s’agisse d’un syndic professionnel ou bénévole. Cette obligation est par ailleurs inscrite dans la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis.
Changer de syndic ne s’improvise pas, et nécessite d’anticiper quelques démarches administratives pour que tout soit fait dans les règles.
Choisir un nouveau syndic
Pour changer de syndic, il est indispensable d’en choisir un nouveau avant de résilier le contrat actuel puisqu’une copropriété ne peut pas rester sans syndic. Pour ce faire, le conseil syndical — composé de copropriétaires élus — est généralement chargé de réunir plusieurs devis.
Pour faciliter le choix du futur syndic, nous vous conseillons de communiquer un cahier des charges précis concernant vos attentes et la situation de la copropriété aux potentiels candidats. Mettez en concurrence les devis reçus en comparant les tarifs proposés, mais également le contenu du forfait de gestion de base et les prestations exceptionnelles facturées en supplément.
N’hésitez pas à consulter des annuaires spécialisés, ou à demander des recommandations à d’autres copropriétés afin d’avoir des retours d’expérience.
Les devis sélectionnés — deux ou trois maximums — devront par la suite être transmis à l’ensemble des copropriétaires. Veillez à ce que cela soit fait au minimum deux mois en amont de la future assemblée générale, afin que chacun ait le temps d’étudier les différentes propositions.
Convoquer une assemblée générale
Le changement de syndic, peu importe les raisons invoquées, se fait obligatoirement lors d’une assemblée générale et doit être soumis au vote des copropriétaires.
Vous devez donc faire inscrire à l’ordre du jour deux points :
- La révocation du syndic actuellement en place ;
- La nomination d’un nouveau syndic ou le projet de création d’un syndic bénévole.
Attention à bien faire parvenir votre demande en amont de l’AG afin qu’elle soit prise en compte. Si le remplacement du syndic actuel ne figure pas à l’ordre du jour de l’assemblée générale, il ne pourra pas se faire et vous devrez attendre la prochaine pour changer de syndic.
Si le syndic refuse de convoquer une assemblée générale pour voter sa révocation, sachez que non seulement cela représente une faute grave, mais que le président du conseil syndical peut convoquer lui-même l’assemblée et faire parvenir une mise en demeure au syndic fautif.
Le vote se fait à la majorité absolue, c’est-à-dire que le changement de syndic doit être approuvé par la majorité des voix de tous les copropriétaires, qu’ils soient présents, représentés ou absents lors de l’AG.
Si cette majorité n’est pas atteinte, mais que l’une des propositions a recueilli au moins un tiers des voix, il est possible d’organiser un nouveau vote, cette fois à la majorité simple. Dans ce cas, il suffira de recueillir la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés, sans prendre en compte les absents.
Dès que le non-renouvellement ou la révocation du syndic est acté, le contrat actuel prend fin. C’est pour cette raison que la nomination d’un nouveau syndic doit intervenir lors de cette même AG, qu’il s’agisse d’un syndic professionnel, coopératif ou bénévole. Un courrier en recommandé devra être envoyé à l’ancien syndic pour acter la nomination du nouveau.
Faire la passation de pouvoir
Une fois le syndic révoqué ou non reconduit, il lui reste quelques obligations à respecter quant à la passation de pouvoir. Sous 15 jours après la nomination du nouveau syndic, le syndic sortant doit lui faire parvenir les coordonnées du compte bancaire du conseil syndical ainsi qu’un état des lieux de la trésorerie de la copropriété.
Ensuite, votre ancien syndic doit transmettre la totalité des documents relatifs à la gestion de la copropriété comme les diagnostics techniques, sous format papier ou dématérialisé, dans le mois qui suit.
Toujours dans un délai d’un mois, les archives de la copropriété devront être récupérées et contrôlées par l’ancien syndic s’il avait fait appel à un prestataire externe, puis transmises au nouveau syndic. Le conseil syndical devra alors s’assurer que tous les documents ont bien été réceptionnés.
L’intégralité des fonds de la trésorerie devra être transférée après apurement et clôture dans un délai de trois mois.
Enfin, les artisans partenaires doivent être prévenus du changement de syndic, notamment si des travaux sont en cours dans la copropriété. L’ancien syndic devra leur transmettre les coordonnées du nouveau référent.
Combien coûte un changement de syndic ?
Changer de syndic est une opération entièrement gratuite. Que vous décidiez d’opter pour un syndic bénévole ou simplement de changer de prestataire, aucune indemnité de rupture de contrat ne peut être facturée par le syndic sortant.
Par ailleurs, toujours d’après la loi du 10 juillet 1995, la transmission des archives et des fonds bancaires fait partie des obligations de base du syndic, et ne peut donc pas être facturée en supplément.
En revanche, en cas de révocation en cours de mandat, si le syndic parvient à prouver que les motifs invoqués ne sont pas suffisants ou que la rupture de contrat est abusive, il pourra vous être demandé le versement de dommages et intérêts.
Pourquoi choisir le syndic bénévole ?
Hormis une faute de gestion grave, la majorité des changements de syndic se font pour des raisons financières. Passer d’un syndic professionnel à un syndic bénévole est une bonne manière de réduire les charges d’une copropriété, puisqu’un syndic bénévole n’est généralement pas rémunéré mais simplement remboursé de ses frais.
C’est également un moyen de reprendre le contrôle de la gestion de son immeuble : le traitement des sinistres ou des conflits est en effet plus rapide, puisqu’il n’y a plus d’intermédiaire.
Le rôle de syndic est délégué à un seul copropriétaire : ce sera donc à lui de convoquer les assemblées générales et gérer les travaux par exemple.
L’élection d’un syndic bénévole se fait lors d’une assemblée générale, et doit être approuvée par la majorité absolue, ou à la majorité simple lors d’un second vote. Notez qu’un syndic bénévole est obligatoirement un copropriétaire possédant au moins un lot dans l’immeuble. En cas de vente de ce lot, il ne sera plus éligible.
Être syndic bénévole implique toutefois certaines responsabilités et nécessite d’avoir de bonnes connaissances en gestion et en administratif. Rassurez-vous, il reste possible de vous faire accompagner par un expert-comptable en cas de besoin !
C’est également une charge de travail en plus à prendre en compte : le copropriétaire élu devra donc être disponible pour remplir sa mission, surtout si la copropriété contient un grand nombre de lots !
