Qu'est-ce qu'un syndic professionnel ?

Un syndic professionnel est une personne physique ou une personne morale qui :

• Est chargé de la gestion d’une copropriété ; 
• A été nommé par l’assemblée générale des copropriétaires ; 
• Est juridiquement lié par un contrat de syndic avec les copropriétaires ; 
• Exerce cette activité à titre professionnel ; 
• Possède une carte professionnelle portant la mention “syndic de copropriété” délivrée par la chambre de commerce et d'industrie (CCI) ;
• A souscrit une assurance responsabilité civile professionnelle ;
• Est rémunéré par les copropriétaires pour l’exercice de cette activité ; 
• Représente le syndicat des copropriétaires dans le cadre de l’administration de la copropriété.

Bon à savoir :

Le contrat de syndic doit être mis à disposition de l’ensemble des copropriétaires sur l’extranet de la copropriété.

Quelle est la durée du mandat du syndic professionnel ? 

La durée du mandat du syndic professionnel est votée à la majorité absolue (majorité des voix de tous les copropriétaires de l’immeuble présents, représentés et absents) lors de l’assemblée générale des copropriétaires. Elle peut être de 1 à 3 ans. Le mandat est renouvelable. 

Le mandat du syndic peut être : 

• Prolongé : par un vote à la majorité absolue en assemblée générale. Il n’y a pas de limite au renouvellement du mandat.
• Écourté : les copropriétaires peuvent mettre fin au contrat du syndic professionnel avant son terme si ce dernier a commis une faute. Pour cela, le syndicat des copropriétaires doit ajouter cette résolution à l’ordre du jour de l’assemblée générale (AG), révoquer le syndic en place et en élire un nouveau. L’AG doit avoir lieu au plus tard 3 mois avant la fin du contrat du syndic en exercice.

Comment nommer un syndic professionnel ?

Voici les principales étapes à suivre pour procéder à la nomination d'un syndic professionnel au sein d'une copropriété : 

Étape 1 : constituer un dossier comprenant les informations essentielles sur la copropriété, telles que le nombre de lots, les caractéristiques de l'immeuble, les besoins spécifiques, etc.

Étape 2 : le conseil syndical, s'il y en a un, ou tout copropriétaire, peut contacter différents syndics professionnels pour leur demander des devis. Il est recommandé d'obtenir au moins deux à trois propositions afin de pouvoir comparer leurs tarifs et prestations. Demandez également aux syndics de fournir une grille tarifaire détaillée. Cela permet d'analyser les prestations incluses avec précision et de juger de la transparence des offres.

Étape 3 : les syndics sélectionnés doivent se présenter comme candidats pour gérer la copropriété. Leurs devis doivent être transmis au syndic actuel, qui sera chargé de les ajouter à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cela permet aux copropriétaires de prendre connaissance des différentes propositions et de les discuter lors de la réunion. Les syndics doivent également proposer, à cette occasion, un contrat de syndic détaillant leurs services et leurs honoraires.

Étape 4 : lors de l'assemblée générale, les copropriétaires votent pour choisir le nouveau syndic ou décider du renouvellement du contrat du syndic actuel. L’offre retenue doit être votée à la majorité absolue (dite majorité de l'article 25) des voix de tous les copropriétaires présents, représentés et absents. 

Étape 5 : le syndic professionnel est élu lors de l’assemblée générale. Chaque copropriétaire dispose d'un certain nombre de voix, généralement proportionnel à la taille de son lot dans la copropriété. Si la majorité absolue n'est pas atteinte, un second vote peut avoir lieu immédiatement après. Le syndic peut alors être élu à la majorité des voix exprimées des présents et représentés.

Étape 6 : après l’élection, le contrat de syndic doit être signé par le syndic élu et le syndicat des copropriétaires. 

La loi encadre strictement les conditions de nomination et les obligations du syndic professionnel, notamment en termes de transparence et d'éthique. Les copropriétaires doivent donc veiller à choisir un syndic professionnel qui respecte ces obligations légales.

Bon à savoir :

Si la copropriété est neuve, c’est-à-dire qu’elle vient d’être créée, car l’immeuble est neuf, le promoteur immobilier est tenu de désigner un syndic provisoire pour une durée d’un an maximum. C’est à la fin du mandat du syndic provisoire que la première AG de copropriété sera réunie et pourra voter pour le renouvellement du syndic en place ou en élire un nouveau.

Quelles sont les missions du syndic professionnel ?

Le syndic professionnel assure de nombreuses missions essentielles au bon fonctionnement d’une copropriété, notamment : 

• L’administration de la copropriété : le syndic professionnel organise et supervise les assemblées générales des copropriétaires. Il prépare l'ordre du jour, convoque les copropriétaires, exécute les décisions prises lors des assemblées, et tient à jour les archives de la copropriété.
• La gestion financière : il est responsable de la préparation du budget prévisionnel, du recouvrement des charges auprès des copropriétaires, de la gestion des comptes de la copropriété et de la conservation des fonds de réserve.
• L’entretien et la conservation de l'immeuble : le syndic professionnel veille à la bonne conservation et à l'entretien des parties communes de la copropriété. Il planifie et supervise les travaux d'entretien et de rénovation nécessaires (par exemple, les travaux de rénovation énergétique).
• La gestion des contrats d'assurance et des sinistres : il souscrit et gère les contrats d'assurance de la copropriété, et gère également les sinistres éventuels.
• La gestion des conflits : le syndic professionnel intervient dans la résolution des conflits qui peuvent survenir au sein de la copropriété.
• Le conseil : il joue également un rôle de conseil. Grâce à son expertise, il peut guider les copropriétaires dans leurs décisions, notamment en matière de travaux, de performance énergétique, ou de réglementation.

Bon à savoir :

Les missions d'un syndic professionnel peuvent varier en fonction du contrat signé avec le syndicat des copropriétaires. Il est donc crucial de bien comprendre le contenu de ce contrat avant de faire appel à un syndic professionnel.

Pourquoi faire appel à un syndic professionnel ? 

Le syndic professionnel présente certains avantages, surtout pour les copropriétés de grandes et très grandes tailles. Voici les principaux : 

• Expertise et expérience : les syndics professionnels ont une connaissance approfondie des réglementations en vigueur, des aspects techniques de l'entretien d'un immeuble et des relations contractuelles avec les prestataires. Leur expérience leur permet de gérer l’ensemble des situations courantes et exceptionnelles d’une copropriété.
• Pas de travail à accomplir pour les copropriétaires : les copropriétaires votent les points importants en AG, mais ils n’ont pas à s’occuper de la gestion quotidienne de la copropriété (qui peut être très lourde pour une copropriété qui a de nombreux équipements, comme par exemple, une piscine, une salle de sport, des milliers d’habitants, un jardin commun, etc.).
• Gestion des conflits neutre : le syndic professionnel agit comme un intermédiaire neutre dans la gestion des conflits entre copropriétaires, apportant objectivité et impartialité.

Bon à savoir :

Les syndics professionnels ne se valent pas tous et peuvent coûter cher aux copropriétaires. D’après une étude IFOP, menée par Matera en novembre 2021, plus de 33% des Français ne sont pas satisfaits de leur syndic.

Quels sont les autres types de syndic possibles ?

Le syndic bénévole 

Le syndic bénévole, parfois appelé "syndic non professionnel", est un copropriétaire qui choisit de prendre en charge la gestion de la copropriété bénévolement. Il est aussi élu par l'assemblée générale des copropriétaires et a les mêmes obligations légales qu'un syndic professionnel. Cependant, le syndic bénévole n'est généralement pas rémunéré pour ses services, bien qu'il puisse être dédommagé pour certains frais liés à l'exercice de ses fonctions. Le syndic bénévole peut être une bonne solution pour les petites copropriétés où les tâches de gestion sont relativement simples et peu nombreuses.

Le syndic coopératif

Un syndic coopératif est une forme d'autogestion de la copropriété. Dans ce modèle, l'assemblée générale des copropriétaires élit plusieurs copropriétaires pour gérer les affaires de la copropriété. Ces personnes élues forment ce qu’on appelle le conseil syndical, qui agit comme le syndic. Il prend des décisions au nom de tous les copropriétaires. Ce conseil est présidé par le “président-syndic”, qui est nommé parmi les membres du conseil. 

Le syndic coopératif présente des avantages intéressants pour les petites et moyennes copropriétés : 

• Moins cher qu’un syndic pro : il ne tire pas de revenus de son activité de syndic. Cela permet aux copropriétaires de faire des économies sur les charges en ne payant pas d’honoraires de syndic. De plus, les copropriétaires élus ayant un intérêt direct à ce que la copropriété soit bien gérée, ils choisiront en général de bons prestataires, à un coût justifié.
• Personnalisation et proximité : le syndic coopératif a une connaissance intime de l'immeuble et de ses résidents. Cela permet une gestion plus personnalisée, adaptée aux besoins spécifiques de la copropriété et transparente.

Une réactivité accrue : les copropriétaires élus sont directement touchés par les problèmes qui peuvent survenir dans une copropriété (panne, tension, troubles du voisinage, etc.). Ils vont donc généralement réagir plus rapidement qu’un syndic professionnel.

Bon à savoir :

Matera accompagne les copropriétés en syndic coopératif grâce à une plateforme en ligne qui automatise les tâches de la gestion courante et des experts qui prennent le relais sur des sujets techniques comme les impayés, la rénovation énergétique ou encore les travaux. Le tout sans frais supplémentaires ! En moyenne, les copropriétaires clients de Matera réalisent 30% d’économies sur leurs charges et jusqu’à 50% sur les frais de syndic !

Comment sont calculés les honoraires d’un syndic professionnel ?

La rémunération d'un syndic professionnel, appelée "honoraires", est fixée librement et doit être précisée clairement dans le contrat de syndic. Ces honoraires sont payés par la copropriété . Tous les copropriétaires y participent en fonction de leur quote-part dans les parties communes de l'immeuble.

On distingue généralement deux composantes de la rémunération du syndic professionnel : 

• La rémunération forfaitaire : cette rémunération couvre toutes les tâches courantes et prévisibles du syndic professionnel (tenue de l’AG annuelle, travaux d’entretien et de maintenance, transmission des archives entre syndics, etc.). Elle doit être fixée en fonction de la taille de l'immeuble, du nombre de lots, de la complexité de la gestion. Elle est généralement exprimée en euros par lot et par an. 
• Les honoraires spécifiques : pour certaines tâches non courantes et non prévisibles, les syndics professionnels peuvent demander une rémunération supplémentaire (par exemple, la gestion de travaux de rénovation importants). Ces honoraires peuvent être calculés au temps passé ou à un prix fixe convenu avec les copropriétaires. La loi ALUR précise quelles sont les activités qui peuvent être facturées en supplément (recouvrement des impayés de charges, organisation d’une assemblée générale extraordinaire, etc.).

Comment changer de syndic professionnel ? 

Si votre syndic actuel ne vous convient pas (inefficacité, honoraires trop élevés, manque de transparence…), vous pouvez changer de syndic lorsque son mandat prend fin.

Voici les étapes à suivre :

Étape 1 : faire des demandes de devis en fournissant des informations détaillées sur votre copropriété à des syndics professionnels ou passer en syndic coopératif ou bénévole. 

Étape 2 : demander la mise à l’ordre du jour de la résolution de changement de syndic lors de la prochaine AG par courrier recommandé avec accusé de réception (en précisant les noms des syndics proposés, ainsi que les conditions de leur contrat).

Étape 3 : élire le nouveau syndic à la majorité absolue en assemblée générale (ordinaire à la fin du mandat, ou extraordinaire en cas de révocation). 

Étape 4 : le changement de syndic doit être notifié au syndic actuel et au nouveau syndic par lettre recommandée avec accusé de réception.

Étape 5 : transfert des archives, des documents et des fonds de la copropriété au nouveau syndic.