Vous êtes copropriétaire et vous vous demandez quelles sont les obligations incombant à votre syndic de copropriété ? Comprendre les obligations du syndic, qu’il soit professionnel, coopératif ou bénévole, est essentiel lorsque l’on est copropriétaire. Dans cet article, nous vous expliquons les missions que le syndic doit obligatoirement assurer dans une copropriété.

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Qu'est-ce qu'un syndic de copropriété ?

Différence entre syndic et syndicat de copropriété

Le syndic de copropriété est désigné par le syndicat des copropriétaires pour gérer les affaires courantes d'une copropriété, notamment l'entretien des parties communes, la gestion administrative et la tenue de la comptabilité. Il est mandaté pour mettre en œuvre les décisions prises en assemblée générale.

Le syndicat des copropriétaires est constitué de l'ensemble des copropriétaires, formé automatiquement lors de la création de la copropriété. Ce syndicat se réunit au moins une fois par an en assemblée générale pour prendre des décisions qui orientent la gestion de la copropriété, comme le choix du syndic, l'approbation des budgets, et d'autres sujets importants.

En bref, le syndicat des copropriétaires représente les intérêts collectifs des propriétaires. Le syndic de copropriété, quant à lui, est chargé de la gestion pratique et quotidienne des affaires de la copropriété.

Quels sont les différents types de syndic possibles ?

Conformément à la loi du 10 juillet 1965, toute copropriété doit obligatoirement être administrée par un syndic. Plusieurs options de gestion sont possibles :

• Syndic professionnel : Une entreprise externe est chargée de la gestion de la copropriété moyennant des honoraires de syndic. Attention, en plus des coûts pour les services inclus dans le forfait de base, des frais additionnels peuvent s'ajouter pour des prestations spécifiques, tels que l'émission d'un état daté ou encore des frais liés aux photocopies et courriers ;
• Syndic bénévole : Il s'agit d'un copropriétaire désigné lors de l'assemblée générale pour endosser le rôle de syndic. Les propriétaires ont la possibilité de voter en faveur d'une rémunération pour ce syndic bénévole à la majorité absolue en assemblée générale.
• Syndic coopératif : La gestion de la copropriété est assurée directement par le conseil syndical. Bien que le titre de syndic revienne officiellement au président du conseil syndical, en pratique, tous les membres du conseil peuvent contribuer à la gestion de la copropriété.

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Pourquoi est-il important de connaître les obligations du syndic ?

Savoir quelles sont les obligations du syndic de copropriété est essentiel pour tout copropriétaire soucieux d'une gestion saine et transparente de l'immeuble ou du complexe résidentiel. Cette connaissance permet notamment aux copropriétaires de :

• Définir clairement les attentes et les limites de la relation entre les copropriétaires et leur syndic ;
• Vérifier que les fonds de la copropriété sont utilisés de manière judicieuse, notamment dans le cadre de l'entretien des parties communes et de la réalisation des travaux votés en assemblée générale ;
• Être mieux armés pour identifier d'éventuels manquements ou abus, et pour prendre les mesures correctives nécessaires. Cela peut aller de la simple demande de clarification jusqu'au vote pour le remplacement du syndic en cas de faute grave.

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Quelles sont les obligations légales du syndic de copropriété ?

Qu'il s'agisse d'un syndic professionnel, bénévole ou coopératif, ses tâches et devoirs légaux sont définis par l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965. Les principales responsabilités du syndic comprennent les missions que nous vous détaillons ci-dessous.

L’obligation de gestion administrative du syndic de copropriété

La gestion administrative de la copropriété relève du syndic. Cela comprend notamment les tâches suivantes :

• Procéder à l’immatriculation la copropriété au Registre National des Copropriétés (RNC) et actualiser les informations financières annuelles dans un délai de deux mois après l'approbation des comptes lors de l'assemblée générale ;
• Veiller à l'application stricte du règlement de copropriété par tous les habitants de l'immeuble ;
• Organiser au moins une assemblée générale annuelle pour valider le budget prévisionnel et les comptes de l'année écoulée. Le compte-rendu de cette réunion doit être envoyé à chaque copropriétaire dans les 30 jours suivant l'assemblée ;
• Mettre en œuvre les décisions adoptées lors des assemblées générales ;
• Tenir à jour un carnet d'entretien de la copropriété qui récapitule toutes les opérations de maintenance et les travaux effectués ;
• Assurer la conservation et l'accessibilité de tous les documents et archives liés à la copropriété ;
• Choisir les contrats avec les différents prestataires de services de la copropriété (fourniture d'énergie, entretien de l'ascenseur, ménage des parties communes, etc.), s’assurer de leur bonne réalisation et renégocier les contrats pour obtenir de meilleurs services ou offres tarifaires ;
• Représenter les copropriétaires dans toutes les démarches légales et judiciaires, si nécessaire ;
• Prendre une assurance responsabilité civile collective pour protéger les copropriétaires au sein des espaces communs de l'immeuble.

Bon à savoir :

Suite à l'adoption de la loi ELAN en date du 23 novembre 2018, les syndics professionnels sont tenus de mettre en place un extranet sécurisé, accessible par les copropriétaires via des identifiants uniques pour chaque copropriétaire. Les documents et informations qui doivent obligatoirement être réunis sur cet extranet sont indiqués au sein du décret du 23 mai 2019.

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L’obligation d'entretien des parties communes du syndic de copropriété

Le syndic de copropriété est tenu de veiller sur les parties communes de l'immeuble, définies conformément à l'article 3 de la loi du 10 juillet 1965 et détaillées dans le règlement de copropriété. Pour garantir leur entretien, le syndic fait appel à des fournisseurs de services dont les contrats sont approuvés par les copropriétaires lors d'une assemblée générale avec une majorité simple.

Réparation ou rénovation des parties communes

Lorsque des projets de rénovation ou de réparation sont approuvés en assemblée générale, le syndic assume la gestion de ces travaux. Ses responsabilités incluent :

• Déterminer les conditions des travaux et les soumettre en assemblée générale. Cela comprend, par exemple, la sélection du fournisseur (par exemple, professionnel de la rénovation énergétique labellisé RGE) et l'approbation du budget du projet. Plusieurs devis sont généralement comparés lors de ce vote ;
• La gestion des interactions avec les entrepreneurs, y compris l'obtention de devis, la signature de contrats et le règlement des factures conformément aux décisions prises en assemblée générale ;
• Le suivi continu du projet pendant la réalisation des travaux ;
• L'évaluation de la qualité des travaux, en s'assurant que le produit final est conforme au devis initial. Le syndic peut lever les réserves et activer les garanties associées à la construction, comme l'assurance dommages-ouvrage ou la garantie décennale.

Installation d’équipements de sécurité et travaux urgents dans les parties communes

Le syndic a également la charge d'installer certains équipements de sécurité requis, les spécificités variant d'une copropriété à l'autre. Cela peut être, par exemple, des portes coupe-feu, un extincteur pour chaque tranche de 15 véhicules dans un parking, et un ou deux extincteurs dans la chaufferie selon le type de combustible utilisé.

En cas de danger imminent pour la sécurité des résidents, le syndic peut engager des travaux urgents sans attendre l'approbation en assemblée générale. Bien que la loi ne spécifie pas ce qui constitue des "travaux urgents", la jurisprudence considère que cela peut notamment inclure la réparation d'une chaudière défectueuse en hiver, le renforcement d'un mur instable, ou la réparation d'un toit endommagé provoquant des infiltrations.

L’obligation financière et comptable du syndic de copropriété

La dernière obligation importante relevant du syndic de copropriété concerne la gestion financière et comptable. Les x clés à cet égard sont les suivantes :

• Élaborer le budget prévisionnel de la copropriété et le soumettre pour validation en assemblée générale à la majorité simple des votes ;
• Faire approuver les comptes annuels de la copropriété lors de l'assemblée générale de clôture de l'exercice financier par un vote à la majorité simple ;
• Maintenir à jour la comptabilité de la copropriété, notamment le livre journal et le grand livre comptable ;
• Payer les factures émises par les différents fournisseurs ;
• Procéder à la collecte des charges de copropriété en envoyant des appels de fonds aux différents copropriétaires ;
• En cas de charges impayées, entreprendre des démarches pour leur recouvrement, que ce soit par des relances amiables ou des actions en justice si nécessaire ;
• Créer un compte bancaire distinct au nom du syndicat des copropriétaires.

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Que faire en cas de manquement aux obligations par le syndic ?

Si un syndic ne met pas en œuvre toutes les obligations qui lui incombent au titre de la loi, sa responsabilité civile peut être engagée pour faute de gestion.

Exemples de fautes de gestion d’un syndic de copropriété

Voici quelques exemples de faute de gestion que peut commettre un syndic de copropriété :

• Négligence des travaux urgents : Ignorer ou retarder des travaux essentiels pour la sécurité ou l'intégrité de l'immeuble et de ses occupants ;
• Mauvaise gestion financière : Utilisation inappropriée ou détournement des fonds de la copropriété, pouvant mettre cette dernière dans une situation financière précaire ;
• Non-convocation de l'assemblée générale : Absence d'organisation d'une assemblée générale annuelle, ce qui est un manquement grave aux obligations légales du syndic ;
• Violations des normes de sécurité : Omission dans l'installation ou la maintenance des équipements de sécurité (extincteurs, détecteurs de fumée, etc.) pourrait mettre en danger la vie des résidents ;
• Non-respect des obligations légales : Ne pas ouvrir un compte bancaire séparé pour la copropriété ou ne pas fournir un espace extranet sécurisé comme exigé par la loi.

Comment les copropriétaires peuvent-ils s'assurer que le syndic respecte ses obligations ?

En cas de manquement à ses obligations par le syndic de copropriété, plusieurs options s'offrent aux copropriétaires :

• Lettre de mise en demeure : La première démarche un peu solennelle est de mettre en demeure le syndic, c'est-à-dire de lui adresser un courrier recommandé avec accusé de réception, pour l'informer de ses manquements et lui demander de les rectifier dans un délai précis.
• Réunion du Conseil Syndical : Le conseil syndical peut se réunir pour discuter des manquements et envisager des actions concrètes.
• Assemblée Générale Extraordinaire : Une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) peut être convoquée spécialement pour discuter de ces manquements et voter sur des mesures à prendre, y compris le remplacement du syndic.
• Résolution à l'Assemblée Générale Ordinaire (AGO) : Il est également possible de mettre à l'ordre du jour de la prochaine AGO un point spécifique sur les manquements du syndic, voire de voter pour son remplacement.
• Changement de Syndic : En cas de manquements graves et persistants, le remplacement du syndic peut être voté lors d'une assemblée générale. Pour cela, il faut que le motif de révocation soit légitime et sérieux. Sa révocation doit être adoptée à la majorité absolue (comprenant les voix des copropriétaires présents, représentés et absents) ou à la majorité simple, en second vote, sous certaines conditions.

N’oubliez pas de choisir un nouveau syndic lors de l’assemblée générale qui acte la révocation d’un syndic. À défaut, votre copropriété manquera à son obligation d'avoir un syndic de copropriété, imposée par la loi du 10 juillet 1965.

Bon à savoir :

Le syndic de copropriété pourrait également être sujet à des poursuites pénales s'il enfreint des dispositions du code pénal ou reconnues par la jurisprudence. Par exemple, du fait de détournement des ressources financières de la copropriété ou de provocation d'un accident en raison d'un manque délibéré de maintenance.

• Médiation ou conciliation : Si vous êtes face à un syndic professionnel, avant de pouvoir engager une action en justice, une étape de médiation ou de conciliation est obligatoire.
• Action en justice : Si le syndic ne rectifie pas ses manquements malgré les démarches amiables et en cas d’échec de la médiation/conciliation, une action en justice peut être engagée. Ce sera alors au juge de trancher et éventuellement de condamner le syndic à l'exécution de ses obligations ainsi qu’à des dommages-intérêts pour réparer les préjudices.