Convocation à l'assemblée générale : les délais et les règles à connaître en copropriété

La convocation à l'assemblée générale, c'est le point de départ de toute la vie démocratique d'une copropriété. C'est elle qui fixe les questions soumises au vote, qui laisse à chacun le temps de se préparer, et qui conditionne la validité des décisions prises. Un délai mal calculé, une notification ratée ou un document oublié, et c'est toute l'assemblée qui peut être remise en cause. Voici ce que dit précisément la loi, et comment l'appliquer sans risque d'annulation.

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Le délai de convocation : 21 jours, et comment le calculer

La règle de base est posée par l'article 9 du décret du 17 mars 1967. La convocation doit être notifiée à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la date de l'assemblée générale. Ce délai légal s'applique aussi bien à une AG ordinaire qu'à une AG extraordinaire.

Attention à la façon de compter, car le calcul du délai est la première source de litiges. Il s'agit de jours calendaires, pas de jours ouvrés. On inclut donc les samedis, les dimanches et les jours fériés. Le point de départ n'est pas la date d'envoi par le syndic, mais le lendemain de la première présentation du courrier recommandé au domicile du copropriétaire. Pour une notification par voie électronique, le délai court à partir du lendemain de l'envoi. Le vingt-et-unième jour expire à minuit, ce qui veut dire que l'assemblée ne peut se tenir qu'à partir du vingt-deuxième jour.

Ce calcul paraît simple, mais il piège régulièrement, y compris les professionnels. La Cour de cassation a encore dû le rappeler dans un arrêt du 4 décembre 2025, en corrigeant une cour d'appel qui s'était trompée d'un jour. Autant dire que la vigilance s'impose, surtout quand la convocation est convoquée dans des délais serrés.

Attention :

un délai trop court, même d'une seule journée, constitue un vice de procédure qui peut entraîner la nullité de l'assemblée et l'annulation de toutes les résolutions votées. Ce n'est pas un simple détail technique.

Le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long que 21 jours, jamais plus court. À l'inverse, en cas d'urgence, le délai peut être réduit. C'est typiquement le cas lorsqu'il faut voter en urgence des travaux indispensables à la sauvegarde de l'immeuble. Cette exception reste strictement encadrée : l'urgence doit être réelle et justifiable, sans quoi la décision s'expose elle aussi à l'annulation.

Bon à savoir :

si vous recevez votre convocation trop tard, ne manquez pas l'assemblée pour autant. Mieux vaut s'y présenter et voter contre les résolutions que l'on souhaite contester. Seul un copropriétaire opposant ou défaillant pourra ensuite agir en justice. L'abstention pure et simple ferme cette porte.

Le délai est-il le même pour toutes les assemblées ?

La question revient souvent, car les délais de convocation varient fortement selon le type d'entité. Dans une société commerciale, le délai d'une assemblée générale est en général de 15 jours. Dans une association loi 1901, aucun délai n'est imposé par la loi : ce sont les statuts qui fixent les modalités. La copropriété, elle, obéit à une règle unique et impérative de 21 jours, qu'il s'agisse de l'assemblée annuelle ou d'une réunion exceptionnelle. C'est cette spécificité qu'il faut retenir dès lors qu'on parle de copropriété.

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Qui convoque, sous quelle forme et avec quel contenu

En principe, c'est le syndic qui convoque l'assemblée générale. La loi lui impose de réunir les copropriétaires au moins une fois par an, lors de l'AG annuelle, pour approuver les comptes et voter le budget prévisionnel. Mais que se passe-t-il si le syndic reste inactif ?

La loi a prévu une chaîne de relais. Si le syndic ne convoque pas, le président du conseil syndical peut le faire à sa place, après une mise en demeure restée sans effet pendant plus de huit jours. Et s'il n'existe pas de conseil syndical, ou si son président ne fait rien, tout copropriétaire peut saisir le président du tribunal judiciaire pour être autorisé à convoquer l'assemblée. La copropriété n'est donc jamais totalement bloquée.

Lettre recommandée, courrier ou mail : les modalités de notification

Côté forme, deux modes de notification coexistent. La lettre recommandée avec avis de réception reste valable. Mais depuis la loi du 9 avril 2024 dite « habitat dégradé », le principe s'est inversé. La notification par voie électronique devient désormais la règle, alors qu'elle était auparavant l'exception soumise à votre accord exprès. Le décret du 22 décembre 2025 est venu préciser ces modalités d'application.

Concrètement, une convocation par mail ne se résume pas à un message ordinaire : elle passe par une lettre recommandée électronique, qui apporte la même valeur juridique que le courrier papier. Et vous gardez la main : vous pouvez à tout moment, et par tout moyen, demander à continuer de recevoir vos convocations par voie postale. Le syndic doit d'ailleurs vous informer de cette possibilité.

Sur ce point précis, le rôle du syndic est central. Chez Matera, syndic professionnel, un gestionnaire dédié prépare et envoie la convocation dans les règles, en veillant au respect du délai et à la complétude des pièces. Les copropriétaires retrouvent ensuite l'ensemble des documents dans leur espace personnalisé, consultables à tout moment avant l'AG.

Ce que la convocation doit obligatoirement contenir

L'article 11 du même décret fixe le contenu minimal. La convocation indique le lieu, la date et l'heure de la réunion. Elle comporte surtout l'ordre du jour, qui doit préciser chacune des questions soumises au vote. Une mention vague ou trop générale n'est pas valable : l'assemblée ne peut délibérer que sur des points clairement inscrits, et chaque résolution doit y figurer. Une convocation soignée précise aussi, pour chaque question, la majorité requise pour son adoption.

À cet ordre du jour s'ajoutent des documents qui varient selon les sujets traités. Lorsque l'assemblée doit approuver les comptes, l'état financier du syndicat des copropriétaires et le compte de gestion doivent être joints, avec le comparatif de l'exercice précédent. Pour le vote du budget prévisionnel, le projet de budget est annexé avec le comparatif du dernier budget voté. En cas de mise en concurrence d'un contrat de syndic ou d'un marché de travaux, les conditions essentielles doivent également être notifiées.

Attention :

l'oubli d'un document obligatoire n'est pas anodin. L'assemblée ne prend de décision valable que sur les questions dont les notifications ont été faites dans les règles. Un budget voté sans projet de budget joint à la convocation, par exemple, s'expose à l'annulation de cette seule résolution.

Convocation tardive ou irrégulière : quels recours

Une convocation irrégulière n'entraîne pas une nullité automatique. Encore faut-il qu'un copropriétaire agisse. Seuls les copropriétaires opposants ou défaillants, c'est-à-dire ceux qui ont voté contre une décision ou qui étaient absents et non représentés, peuvent contester l'assemblée et demander son annulation.

Le délai pour agir est court : deux mois à compter de la notification du procès-verbal de l'assemblée. Passé ce délai, les décisions deviennent définitives, même si la convocation était irrégulière. Autrement dit, un vice de forme ne sert à rien si personne ne le soulève à temps devant le tribunal judiciaire.

Bon à savoir :

c'est souvent au moment de recevoir le procès-verbal que l'on réalise qu'une décision pose problème. Conservez précieusement la date de réception de ce courrier, car c'est elle qui fait courir le délai de deux mois.

Avant d'aller au contentieux, le réflexe le plus simple reste de signaler le problème au syndic et au conseil syndical. Une erreur de bonne foi peut parfois se corriger par une nouvelle convocation, ce qui évite à tout le monde une procédure longue et coûteuse. C'est aussi pour cela qu'un suivi rigoureux des notifications, en amont, vaut mieux que n'importe quel recours.

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FAQ

Quel est le délai minimum légal pour convoquer une AG selon le type d'entité ?

En copropriété, le délai est de 21 jours minimum, fixé par le décret de 1967. Dans une société commerciale, il est généralement de 15 jours. Dans une association loi 1901, aucun délai légal n'est imposé : ce sont les statuts qui le déterminent. La règle des 21 jours est donc propre à la copropriété.

Le délai de 21 jours peut-il être réduit en cas d'urgence ?

Oui. En cas d'urgence avérée, comme des travaux indispensables à la sauvegarde de l'immeuble, le syndic peut convoquer dans un délai plus court. L'urgence doit toutefois être réelle et pouvoir être justifiée, sous peine de contestation.

Puis-je faire ajouter un point à l'ordre du jour ?

Oui. Tout copropriétaire peut demander au syndic, à tout moment, d'inscrire une ou plusieurs questions à l'ordre du jour de la prochaine assemblée. La demande doit être notifiée par lettre recommandée ou voie électronique, accompagnée le cas échéant du projet de résolution.

Que se passe-t-il si je n'ai jamais reçu ma convocation ?

Si vous n'avez pas été convoqué, vous êtes considéré comme copropriétaire défaillant et pouvez demander l'annulation de l'assemblée dans les deux mois suivant la notification du procès-verbal. Le défaut de convocation d'un seul copropriétaire peut suffire à entraîner la nullité de l'AG.

Le syndic peut-il m'envoyer la convocation par simple mail ?

Pas par un simple mail classique. La notification électronique passe par une lettre recommandée électronique, qui a la même valeur que le courrier recommandé avec avis de réception. Depuis la loi de 2024, elle est devenue le principe, mais vous gardez le droit de demander un envoi postal à tout moment.

Combien de temps à l'avance dois-je donner mon pouvoir si je suis absent ?

Il n'existe pas de délai légal imposé. Vous pouvez remettre votre pouvoir jusqu'au jour de l'assemblée. En pratique, mieux vaut le transmettre quelques jours avant pour que le mandataire puisse l'enregistrer auprès du syndic.

Qui paie les frais de convocation d'une AG supplémentaire ?

Lorsqu'un copropriétaire demande la tenue d'une assemblée supplémentaire dans son intérêt personnel, les frais de convocation sont à sa charge et non répartis sur l'ensemble de la copropriété.

Une assemblée peut-elle se tenir entièrement en visioconférence ?

Oui, le vote par visioconférence ou par correspondance est possible. Encore faut-il que l'assemblée ait préalablement voté les moyens techniques retenus et que la convocation précise les modalités de participation à distance.