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- L'ordre du jour fixe la liste limitative des questions soumises au vote. Aucune décision ne peut être prise sur un point qui n'y figure pas.
- C'est le syndic qui le rédige, en concertation avec le conseil syndical. Mais tout copropriétaire peut y faire ajouter une question, à tout moment.
- Chaque résolution doit être précise et accompagnée des documents utiles. Une question floue ou un document manquant peut faire annuler la décision.
- Une question ajoutée hors délai n'est pas perdue : elle est simplement reportée à l'assemblée suivante.
L'ordre du jour, c'est la colonne vertébrale de l'assemblée générale. C'est lui qui décide de ce que la copropriété va voter, et donc de ce qu'elle ne pourra pas décider. Un point oublié, et le sujet attend un an. Une formulation trop vague, et la résolution s'expose à l'annulation. Pourtant, beaucoup de copropriétaires le découvrent au moment de la convocation, sans savoir qu'ils ont leur mot à dire en amont. Voici comment fonctionne l'ordre du jour, qui le rédige, et comment y faire inscrire vos propres sujets.
À quoi sert l'ordre du jour et que doit-il contenir
L'ordre du jour est la liste des questions inscrites à une assemblée générale et soumises au vote des copropriétaires. Il accompagne la convocation et il a une fonction précise : permettre à chacun de savoir, à l'avance, sur quoi il va voter, et de se forger une opinion en connaissance de cause.
Sa principale caractéristique tient en un mot : il est limitatif. L'article 13 du décret du 17 mars 1967 est clair sur ce point. L'assemblée ne prend de décision valable que sur les questions inscrites à l'ordre du jour, et à condition que les notifications aient été faites dans les règles. Autrement dit, on ne peut pas voter en séance sur un sujet surgi de nulle part, même si tout le monde est d'accord. Les discussions de fin de réunion, les « questions diverses », n'ont aucune valeur décisionnelle.
Côté contenu, l'ordre du jour doit énoncer chaque question de façon claire et détaillée. Une mention vague comme « travaux dans l'immeuble » ne suffit pas : il faut préciser la nature des travaux, leur montant estimé, l'entreprise pressentie. Chaque point doit correspondre à une véritable résolution, formulée de manière à pouvoir être votée telle quelle. Une convocation bien faite indique d'ailleurs, pour chaque question, la majorité requise pour son adoption, car toutes les décisions n'obéissent pas aux mêmes règles de vote.
À l'ordre du jour s'ajoutent les documents nécessaires à chaque question. L'approbation des comptes suppose de joindre l'état financier et le compte de gestion. Le vote du budget prévisionnel exige le projet de budget. Un marché de travaux important impose de notifier les devis et les conditions essentielles des contrats. Ces pièces ne sont pas accessoires : elles conditionnent la validité du vote.
Qui rédige l'ordre du jour
En principe, c'est le syndic qui établit l'ordre du jour. C'est sa mission, et elle est encadrée. La loi prévoit qu'il le fait en concertation avec le conseil syndical, l'organe qui représente les copropriétaires et assiste le syndic dans sa gestion. Dans la pratique, cette concertation prend la forme d'une réunion préparatoire où le conseil syndical signale les sujets à inscrire et relit le projet de convocation.
Il faut toutefois être lucide sur la portée de cette obligation. Le défaut de concertation avec le conseil syndical n'est pas, en soi, une cause de nullité de l'assemblée. C'est une bonne pratique, fortement recommandée, mais un syndic qui passerait outre ne fait pas automatiquement annuler l'AG. D'où l'intérêt, pour les copropriétaires, de ne pas attendre passivement la convocation et d'utiliser leur propre droit d'inscription.
Sur ce terrain, le sérieux du syndic fait la différence. Un ordre du jour bien construit, avec des résolutions précises et les bons documents annexés, évite des votes contestables et fait gagner du temps à toute la copropriété. Chez Matera, syndic professionnel, un gestionnaire dédié prépare l'ordre du jour avec le conseil syndical et veille à ce que chaque question soit correctement formulée et documentée. Les copropriétaires retrouvent ensuite la convocation et l'ensemble des pièces dans leur espace personnalisé, consultables à tout moment avant la réunion.
Comment faire ajouter une question à l'ordre du jour
C'est le droit le plus utile et le moins connu des copropriétaires. L'article 10 du décret du 17 mars 1967 le pose noir sur blanc : à tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent l'inscription à l'ordre du jour. Le syndic est alors tenu de les porter à l'ordre du jour, sans pouvoir les reformuler ni les écarter.
La demande doit être notifiée, c'est-à-dire envoyée par lettre recommandée avec avis de réception ou par voie électronique recommandée. Un simple mail informel ou une remarque orale ne suffit pas à créer cette obligation. Pour certaines questions, notamment les demandes de travaux relevant de l'article 25 de la loi de 1965, le copropriétaire doit joindre un descriptif précis : nature, lieu et consistance des travaux envisagés. Plus la demande est complète, plus elle a de chances d'être votée utilement.
Reste la question du calendrier. Si la demande arrive trop tard pour être traitée avant l'envoi de la convocation, elle n'est pas perdue pour autant : elle est reportée à l'assemblée suivante. En clair, une question notifiée juste avant l'AG annuelle pourra être inscrite à la prochaine. Mieux vaut donc anticiper et transmettre ses sujets plusieurs semaines avant la date prévue de la réunion, pour ne pas perdre une année entière.
FAQ
Peut-on voter une décision sur un point inscrit en « questions diverses » ?
Non. La rubrique « questions diverses » ne permet que des échanges d'information. Aucune résolution ne peut y être votée valablement. Tout sujet appelant une décision doit faire l'objet d'un point distinct et clairement libellé dans l'ordre du jour.
Un copropriétaire peut-il faire ajouter un nombre illimité de questions ?
La loi ne fixe pas de plafond. Un copropriétaire peut notifier plusieurs questions, seul ou avec d'autres. Le syndic doit toutes les inscrire dès lors qu'elles sont régulièrement notifiées, mais peut facturer les frais d'inscription selon les modalités prévues au contrat de syndic.
Le syndic peut-il refuser une question jugée hors sujet ou illégale ?
Le syndic n'a pas à apprécier l'opportunité d'une question : il doit l'inscrire telle quelle. Il peut en revanche signaler, dans la convocation, qu'une résolution lui paraît contraire à la loi. C'est ensuite l'assemblée, puis le cas échéant le juge, qui tranche.
L'ordre du jour doit-il indiquer la majorité applicable à chaque vote ?
Ce n'est pas une obligation sanctionnée par la nullité, mais c'est une pratique recommandée. Préciser la majorité requise (article 24, 25 ou 26 de la loi de 1965) pour chaque résolution évite les erreurs de décompte et les contestations ultérieures.
Peut-on modifier l'ordre du jour le jour de l'assemblée ?
On ne peut pas ajouter de nouvelle résolution en séance. L'assemblée peut en revanche amender la rédaction d'une résolution déjà inscrite, à condition de ne pas en changer l'objet. Un sous-amendement qui dénature la question initiale serait irrégulier.
Que faire si une décision a été votée hors ordre du jour ?
La résolution est annulable. Un copropriétaire opposant ou défaillant peut la contester devant le tribunal judiciaire dans les deux mois suivant la notification du procès-verbal. Passé ce délai, même une décision irrégulière devient définitive.
Faut-il l'accord du conseil syndical pour valider l'ordre du jour ?
Non. La concertation avec le conseil syndical est prévue par la loi, mais son absence n'entraîne pas la nullité de l'assemblée. Le conseil syndical donne un avis, il ne dispose pas d'un droit de veto sur le contenu de l'ordre du jour.
Les copropriétaires absents peuvent-ils proposer des questions ?
Oui. Le droit d'inscription de l'article 10 ne dépend pas de la présence à l'assemblée. Un copropriétaire qui sait qu'il sera absent peut tout à fait notifier ses questions au syndic en amont, puis donner pouvoir à un mandataire pour les défendre le jour J.
